Description:
Objectif Général :
En collaboration avec le chef de mission (CdM), le coordinateur finances (CoFin) et le coordinateur logistique (CoLog):
1) Responsable de la gestion administrative de la mission
2) Responsable de la gestion des ressources humaines nationales de la mission
3) Responsable de la gestion administrative des expatriés de la mission
4) Responsable de la mise en place des politiques RH sur la mission
Objectifs spécifiques Délais :
Objectif 1: Gestion des Ressources Humaines nationales de la mission
Activités :
- Coordonner et mettre en place la politique et les procédures de gestion des ressources humaines nationales – s’assurer de la justesse, consistance et cohérence des décisions et actions relatives aux salaires, promotions, formations, évaluations et sanctions disciplinaires.
- S’assurer que les dossiers du personnel sont complets et à jour: suivi des vacances, contrats, salaries, avertissements…
- Responsable du payement des salaries, impôts et charges sociales auprès des autorités appropriées
- Réaliser tous les documents pour le personnel : grille des salaires (à mettre à jour chaque année avec les suivis de marché en tenant en compte des contraintes financières de la mission), régulations internes, format d’évaluation, de recrutement….
- Loi du travail – s’assurer du respect dans la politique et les procédures RH du respect de la loi nationale du travail.
- Responsable de la procédure de recrutement du staff: participe à l’ouverture de poste, interviews…
- Développer les outils de gestion en RH et assurer leur suivi (tableau des briefings, suivi des procédures de transports, perdiem mission, politique stagiaire, time-sheet etc.)
- Supervision de l’organisation des voyages et de l’hébergement des équipes en déplacement avec la logistique.
- Supervision des assurances pour le personnel national et des structures médicales de référence.
Objectif 2 : Gérer le département RH de la mission
- Recrutement, encadrement, évaluation et soutien à l’équipe nationale RH
- Formation de l’équipe nationale RH
Objectif 3 : Gestion administrative des expatriés
Activités: en lien avec le CDM
- Suivi des contrats des expatriés : renouvellement, couverture assurance, formalités de retour
- S’assurer du relais des informations administratives vers le siège.
- Mise à jour des documents administratifs: validité des visas, enregistrement ambassade…
- Briefer et apporter les éléments de référence sur les détails administratifs de la mission et ACF
- Superviser les voyages, paiement du perdiem, avances sur indemnités et allocation break.
- Suivi administratif des évacuations médicales (si nécessaire)
- S’assurer que les évaluations des expats sont faites
- Préparer et envoyer les fiches retour au siège NY pour les expats en fin de mission
- S’assurer que les expats en fin de mission remplissent le self évaluation et l’envoient à NY
- S’assurer de l’adéquation des time-sheet et responsable de leur envoi mensuel au siège
- Veiller avec le point focal médical à l’existence de structures médicales de référence, à la constitution des kits médicaux d’urgence (avec le log) et à la santé des expats.
Objectif 4: Gestion administrative de la mission
Activité: en lien avec le CdM:
- Le CRH est le point focal pour les aspects légaux de la mission
- Vérification de la conformité légale des contrats signés sur la mission
- Gérer les relations avec les autorités sur les aspects administratifs (département de justice, MFA…).
Objective 5 : Formation et renforcement de capacité
Activités:
- Évaluer les besoins en formation du personnel national et les capacités locales de formation
- Mettre en place un plan de formation pour le personnel national et le budgéter
- Former les expats et resp progr sur la gestion des RH (administrative, motivation et gestion de conflit).
- Apporter de l’appui et des conseils à tous les managers de ressources humaines (avertissement, démission, recrutement, promotion, résolution de conflit…)
- Responsable du suivi des évaluations du personnel national et du plan de performance. Tout au long de la mission
Objective 6 : Mise en place et maintien des politiques ACF
Activités:
- S’assurer que les politiques ACF existantes sont en place, dont la politique VIH, la politique sur la protection de l’enfant, la politique abus de pouvoir, et que la structure de la mission permet leur application
- S’assurer que le code de conduite ACF est compris par tous sur la mission, et respectés tant par le personnel national que international
- Expliquer, mettre en place, implémenter et développer les nouvelles politiques ACF
Objectif 7: Implication dans l’équipe de coordination
Activités:
- Représenter ACF si nécessaire
- Se tenir informé de l’évolution des programmes et de leurs aspects techniques, participer à la coordination de la mission.
- Maintien des relations (relatives aux aspects administratifs) avec les autres ONGs / organisations internationales au Kivu
- Participer et ou s’assurer de la participation d’ACF aux différentes réunions mensuelles inter agences sur l’administration et les RH
Qualifications supplémentaires:
QUALIFICATIONS
Éducation / diplômes spécifiques / Aptitudes recherchées :
? Expérience en gestion des RH
? Qualités développées d’organisation et administratives (définition des priorités, délégation, formation)
? Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, et système de management)
? Initiative et flexibilité – ainsi qu’une vision globale des impacts des décisions administratives
? Prêt à travailler en équipe – excellentes compétences en communication
Expérience humanitaire sur le terrain exigée: non
Comment postuler:
