Dirección de Administración

Perfil

Escolaridad: Licenciatura en Administración o carreras afines. Estudios de posgrado en Administración, Gestión o áreas afines son un extra.

Experiencia: 7 años de experiencia en puestos administrativos

Idioma: Inglés avanzado hablado y escrito

Office: Dominio de Microsoft Office especialmente Excel y Google Suite

Se valorará experiencia laboral en organizaciones de la sociedad civil

Conocimientos temáticos en contratos de servicios, área de logística, eventos, trámites administrativos, mantenimiento de oficinas y seguridad patrimonial

Habilidades y competencias

• Liderazgo y gestión de equipos
• Capacidad de negociación, resolución no violenta del conflicto
• Capacidad para planificar, gestionar y organizar todas las actividades de apoyo administrativo requeridas por la organización, incluyendo logística, adquisiciones, y servicios generales, entre otras.
• Orientada(o) al cumplimiento de metas y objetivos
• Responsable y confiable en el manejo de la información
• Habilidades interpersonales (capacidad de relacionarse, establecer y cultivar relaciones respetuosas y de acuerdo a las políticas y valores del Centro de Solidaridad con las personas trabajadoras, contrapartes, agencias y proveedores)
• Comunicación asertiva
• Creatividad e innovación (capacidad para analizar los procesos internos para mejorar su calidad y eficiencia)
• Orientación al detalle
• Dinamismo y proactividad
• Capacidad de aprendizaje y adaptación al cambio
• Autonomía e iniciativa
• Colaboración y trabajo en equipo con otras áreas
• Capacidad de aprender y familiarizarse rápidamente con políticas y protocolos de adquisiciones de agencias de gobierno, incluyendo el gobierno de Estados Unidos.

Responsabilidades y funciones

1. Supervisar, acompañar y evaluar las áreas de logística y eventos, contratos, administrador/a de oficina, servicios generales, seguridad patrimonial, recepción, limpieza y mantenimiento.
2. Planeación, seguimiento y evaluación de las actividades del equipo administrativo.
3. Análisis de áreas de crecimiento e identificación de oportunidades de capacitación para el equipo administrativo.
4. Diseño, implementación y seguimiento de planes de cumplimiento administrativo.
5. Manejo de oficinas y servicios administrativos generales incluyendo la gestión de pagos de renta y servicios.
6. Responsable de los contratos de arrendamiento de las oficinas y casas de residencias de las personas expatriadas.
7. Dar seguimiento a los pagos de servicios de personal expatriado.
8. Relación y gestión de los temas migratorios de las personas expatriadas, trabajo con el despacho de temas migratorios.
9. Elaboración de contratos de servicios
10. Gestión de trámites administrativos
11. Planear, organizar y ejecutar cada una de las gestiones de eventos internos o masivos del Centro de Solidaridad México
12. Control de inventarios de activos, equipo y mobiliario.
13. Coordinar al proveedor de IT la entrega de equipos y herramientas de trabajo para el personal del proyecto, servicios de soporte, etc.
14. Elaboración de procesos de pagos (Payments) para cada uno de los pagos administrativos.
15. Elaboración de los presupuestos administrativos.
16. Elaboración de sistemas de seguimiento para garantizar el cumplimiento cabal con las políticas y protocolos de adquisiciones de la organización.
17. Supervisar al personal de limpieza y mantenimiento asegurando que las instalaciones se mantengan en perfectas condiciones de limpieza y buen estado.
18. Llevar a cabo la gestión de proveedores externos asociados con las operaciones de la oficina referente a temas de construcción, programas de mantenimiento preventivo y correctivo de la oficina.
19. Proporcionar todos los servicios generales que requiera la oficina para su correcto funcionamiento, así como en la operación de las actividades frecuentes.
20. Realizar las compras de mobiliario, equipo, consumibles de cafetería, limpieza, mantenimiento y papelería.
21. Articulación y coordinación con la oficina de la Ciudad de México, otras oficinas regionales, y la sede en Washington.
22. Desarrollar e implementar políticas, protocolos y procedimientos del área de seguridad patrimonial.
23. Dar seguimiento a procesos de adquisiciones y ejerccios de auditoria.