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Job

Coordinator, Reception & Guest Services (m/w/d)

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American Academy in Berlin GmbH | Berlin, Berlin, Germany
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American Academy in Berlin GmbH


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Published 23 days ago

July 22, 2020

Das Zuhause der Academy ist das Hans Arnold Center, eine denkmalgeschützte Villa am Wannsee, welche unter anderem Gäste-Apartments, ein Restaurant mit sehr hochwertiger, internationaler Küche sowie attraktive Veranstaltungsräume beherbergt. Die Rezeption ist die zentrale Anlaufstelle für alle Fellows, Gäste und die Verwaltung. Im Bereich Guest Services betreut die Rezeption die Fellows und ihre Familien in allen nicht-akademischen Belangen – von Fragen der Unterbringung, über Begleitung der Anmeldeprozesse in Behörden, Schulen und Kitas bis zur Unterstützung bei der An- und Abreise.

 

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir in Vollzeit (40 h, Mo-Fr) eine/n Coordinator Reception & Guest Services (m/w/d). 

 

Ihre Aufgaben:

  • Gesamtkoordination Rezeption und Guest Services
  • Management aller organisatorischen Aufgaben zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Aufenthaltes der Fellows und ihrer Familienangehörigen
  • Primärer Ansprechpartner für Fragen und Anliegen aller Gäste der American Academy in Bezug auf den Aufenthalt in Berlin
  • Überwachung der Liegenschaft mithilfe des eingesetzten Kamerasystems und der Gefahrenmeldeanlage
  • Betreuung der Rezeptionstätigkeiten, einschließlich Telefonzentrale, allgemeines Email Account der American Academy, Koordination von Postversand und Kurierdiensten, Einlasskontrolle
  • Teamleitung/Personalverantwortung für einen Mitarbeiter, einschließlich Dienstplanerstellung
  • Gesamtkoordination der Belegung der Apartments
  • Mitarbeit bei Budgeterstellung und Kostenkontrolle für den Bereich
  • Überprüfung und regelmäßige Optimierung bestehender Prozesse

 

Unsere Anforderungen:

  • Vorzugsweise abgeschlossene Berufsausbildung und/oder Erfahrung in der gehobenen Hotellerie, idealerweise Background Hotelrezeption/Concierge
  • Gastgeber aus Leidenschaft und ausgezeichnete Umgangsformen
  • Strukturierte Arbeitsweise 
  • Kenntnisse im Bereich Sicherheit wünschenswert, aber nicht Bedingung
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
  • Hohe Loyalität und Diskretion
  • Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
  • Polizeiliches Führungszeugnis

  

Wir bieten:

  •  Tarifliche Bezahlung
  • Freizeitausgleich von Überstunden
  • Arbeitszeit in der Regel von Montag bis Freitag, vorwiegend in der zweiten Tageshälfte
  • Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sowie kostenfreie Parkplätze auf dem Gelände
  • Umfassende Einarbeitung
  • Beschäftigung in einem internationalen Umfeld
  • Betreuung eines hochkarätigen Gästekreises
  • Motiviertes und professionelles Team
  • Mitarbeiter-Kantine mit gesundem und ausgewogenem Essen

 

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Das Zuhause der Academy ist das Hans Arnold Center, eine denkmalgeschützte Villa am Wannsee, welche unter anderem Gäste-Apartments, ein Restaurant mit sehr hochwertiger, internationaler Küche sowie attraktive Veranstaltungsräume…

Details at a glance

  • On-site Location
  • Full Time Schedule
  • Contract

Level of Language Proficiency

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

How to Apply

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins. Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen als PDF per E-Mail an Coralie Wörner, Senior Manager, Personnel & Legal.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins. Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen als PDF per…

Location

17-19 Am Sandwerder, Berlin, Berlin 14109, DE

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