Integrated Health Program (IHP) Sub-Contract Manager

Job Type

Full Time

Published

06/08/2018

Address

Bukavu
South-Kivu
Democratic Republic of the Congo

Description

Job Description


With headquarters in Kinshasa and field offices in the provinces of North Kivu, South Kivu, and Tanganyika, the IRC is one of the largest humanitarian actors in the Democratic Republic of Congo (DRC). The IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion through carefully designed and professionally-implemented programs. The IRC has been working in the DRC since 1996 and currently operates in five core programming areas – primary health care, community-driven reconstruction and local governance, women’s empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response. These programs reflect IRC’s guiding principles of capacity-building; participation; partnership; protection and promotion of human rights; and holistic programming.

IRC DRC currently has a portfolio comprised of over 20 grants and contracts. The Grants Unit is currently composed of three Grants/Contracts Managers and one Grants/Contracts Coordinator. Each Grants/Contracts Manager is responsible for a portfolio of grants and contracts as determined by the Grants Coordinator. IRC is seeking a IHP Sub-contract Manager to compliment the Grants Unit by providing dedicated support for a specific USAID-funded contract in Eastern DRC, the Integrated Health Program (IHP), under which IRC is a major subcontractor. 

The IHP Sub-contract Manager will provide high quality contract administration support to the project, facilitate the production of amendment requests and reports, manage the relationship with the prime contractor, including the timely submission of prior approval requests and reports, and will provide colleagues with proactive advice on Federal contracts and IRC compliance regulations for this contract. More specifically, the Manager will be  responsible for the overall Federal Acquisition Regulation (FAR) lifecycle, including project start-up, contract monitoring and management (tracking expenditure and program progress against project documents, conducting  review meetings, donor reporting, processing modifications, and filing  documents), and  project closing.

The IHP Sub-contract Manager will have experience with FAR, USAID Acquisition Regulations (AIDAR), USAID’s Automated Directives System (ADS), 2 CFR 200. He/she will provide support to IRC project staff on contract inception, implementation, and closeout activities, including tracking required approvals (for staff hires, travel, subcontracts/subgrants, and procurement), property inventory, and audit file documentation.

The IHP Sub-contract Manager will work closely with the Kinshasa and province-based Program Coordinators, Kinshasa and province-based support staff and the provincial heads of offices. This position will be based in Bukavu, South Kivu Province with travel within the East of the DRC. Limited travel to Kinshasa will be required.

Essential job functions

Responsibilities

1)                  Maintain positive and constructive relationships with the prime contractor, in-country and abroad

§  The Manager serves as IRC DRC focal point for the production of administrative/contractual compliance donor reports and invoices for the IHP contract; this includes liaison with IRC DRC teams and IRC HQ for production, review and submission of reports/invoices via the relevant donor focal points;

§  The manager actively communicates, coordinates and actively supports the quality development of all contract reporting/invoicing requirements ensuring all deadlines are achieved according to the schedule defined by the USG and/or prime contractor;

§  Donor narrative reports and invoices are reviewed for accuracy and quality, and translated to English, if applicable. This may involve substantial editing, translation, contributing to writing and financial analysis.

§  Reports/invoices from all subcontractors/subgrantees (as applicable) are received, reviewed and their inputs are being incorporated into IRC’s reports/invoices in strict compliance with the schedules defined by the USG and/or prime contractor.

§  Donor queries are communicated to relevant team members and addressed in a timely manner;

§  Liaison or representation requirements to donors as the need arises and/or in the absence of regular donor focal points are fulfilled.

§  Serve as the point person for all donor/prime contractor initiated audits and management reviews of contract activities and coordinate with various departments to ensure complete and accurate responses to all queries.

2)                  USG Contract Compliance Monitoring and Management

§  Build DRC staff (program and operations) understanding of  Federal award regulations, as well as IRC policies and procedures through training, technical support, and accountability;

§  Maintain master contract electronic file with all relevant documentation relating to contract, amendments, approved workplan, approved staff, prior approvals, supporting financial documentation to ensure an audit ready project file, and other vital events;

§  Compliance risks/issues are monitored, proactively identified and advice is offered to project focal points and other IRC DRC staff (senior management, finance, procurement, etc.);

§  Project indicators, expenditure and other contract essential information are tracked and review meetings are held on a monthly basis. Contract opening and closing meetings are also organized according to timelines. Essential documents for project planning and tracking are created and shared with relevant IRC staff and partners.

§  Proactively coordinate with appropriate project staff to ensure regular meetings are held to reconcile program data, human resources issues, procurements under the contract, financial transactions, and asset inventory listings are in alignment with contractual regulations with respect to prior approvals, disallowances, and other requirements identifying and resolving accuracy, compliance, reliability, and allowability issues. 

§  Manage realignments, amendments and extensions, as needed, and maintain relationships with donors. Ensure timely project end and appropriate spend in line with contractual requirements.

§  The IRC DRC information management and filing system is respected and all donor contractual documents, reports, key correspondence etc. are appropriately filed in up-to-date and consistent soft and hard libraries.

Requirements :

§  Masters’ degree in International Development, Social Studies or equivalent is preferred, or Bachelor degree with substantial professional experience could also be considered

§  3 years minimum experience with the Federal Acquisition Lifecycle and demonstrated experience in managing USG contracts

§  Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills

§  Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills

§  Fluency in French and English, spoken and written, is essential

§  Superior writing and editing skills. At least two year of previous experience preparing donor reports.

§  Ability to meet and juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure

§  Strong computer skills: must be competent in the use of Windows MS office programs (Word, Excel), email programs, etc.

§  Prior professional experience, preferably in Africa in a post-conflict and/or conflict setting;

§  Strong attention to detail and meticulous record keeping

 

INTRODUCTION

Ayant son siège à Kinshasa et des agences dans les Provinces du Nord-Kivu, Sud-Kivu et Tanganyika, IRC est l’un de principaux acteurs humanitaires en République Démocratique du Congo (RDC).  IRC vise à sauver des vies, renforcer les institutions congolaises et également renforcer la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et professionnellement exécutés.  IRC travaille en RDC depuis 1996 et présentement il opère dans cinq domaines principaux – soins de santé primaire, reconstruction dirigée par la communauté et la gouvernance locale, l’autonomisation des femmes et la prévention et l’allégement des violences basées sur le genre, l’éducation et la préparation et réponse aux urgences.  Ces programmes reflètent les principes directeurs de IRC en matière de renforcement de capacité, participation, partenariat, protection et promotion des droits humains et la programmation en général.

Présentement IRC RDC a un portefeuille comprenant 20 subsides et contrats.  L’Unité des Subsides est présentement constituée de trois Gestionnaires des Subsides/Contrats et d’un Coordinateur des Subsides/Contrats.  Chaque Gestionnaire des Subsides/Contrats est chargé d’un portefeuille des subsides et contrats tel que déterminé par le Coordinateur des Subsides.  IRC recherche un Gestionnaire de Contrat Américain pour compléter l’Unité des Subsides en fournissant un soutien dédié à un contrat spécifique financé par l’USAID à l’est de la RDC, le Programmé Intégré de Santé (IHP), dont l’IRC est le sous contractuel principal.

Le Gestionnaire de Contrat Américain fournira un soutien d’administration de contrat de haute qualité au projet, faciliter la production des demandes d’amendements et des rapports, gérer la relation avec le contractant principal, y compris la soumission à temps des demandes d’approbation préalables, des rapports, et assistera les collègues avec des conseils proactifs sur les contrats fédéraux et la réglementation de conformité de IRC pour ce contrat.  De manière spécifique, le Gestionnaire sera chargé du cycle de vie de toute la Réglementation d’Acquisition Fédérale (FAR), y compris le début du projet, le contrôle et gestion du contrat (suivre les dépenses et l’avancement du programme contre les documents du projet, présider des réunions d’examen, faire des rapports au donateur, gérer les modifications et placer les documents en dossier), et la fermeture du projet.

Le Gestionnaire de Contrat Américain devra être familier avec les réglementations d’Acquisition FAR et de USAID ( AIDAR), le système des Directives Automatisées de l’USAID (ADS), 2 CFR 200.  Il (elle) fournira un soutien au personnel du projet de IRC sur les activités de début, exécution et fermeture du contrat, y compris le suivi des approbations requises (pour l’engagement du personnel, les voyages, les sous contrats/sous subsides, et les approvisionnements), l’inventaire des avoirs, et l’audit des documents des dossiers.

Le Gestionnaire de Contrat travaillera en étroite collaboration avec les Coordinateurs de programme de Kinshasa et des provinces, le personnel de soutien de Kinshasa et des provinces et les chefs des bureaux des provinces.  Ce poste sera basé à Bukavu dans la Province du Sud-Kivu et des voyages à l’est de la RDC.  Quelques voyages à Kinshasa seront nécessaires.

FUNCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE

RESPONSABILITES

1)      Garder des relations positives et constructives avec le Contractant principal dans le pays et à l’étranger

  • Le Gestionnaire servira de point focal de IRC RDC dans la production des rapports administratifs/contractuels de conformité du donateur et des factures pour le contrat IHP ; ceci comprend des rapports avec les équipes de IRC RDC et le Siège de IRC pour la production, examen et soumission des rapports/factures par le canal des points focaux appropriés du donateur ;
  • Le Gestionnaire communique, coordonne et soutient activement l’élaboration qualitative de toutes les exigences contractuelles des rapports et des facturations en s’assurant que les échéances sont respectées conformément au calendrier défini par le Gouvernement Américain et/ou le Contractant principal ;
  • Les rapports narratifs au donateur et les factures sont examinés pour exactitude et qualité et traduit en anglais si nécessaire. Ceci peut impliquer une importante édition, traduction, contribution à la composition et une analyse financière ;
  • Les rapports/factures des sous contractants/sous subsides (si applicable) sont reçus et examinés et leurs contenus bien incorporés dans les rapports/factures de IRC en conformité stricte des calendriers définis par le Gouvernement Américain et/ou le Contractant principal ;
  • Les questions du donateur sont communiquées aux membres des équipes concernées et traitées à temps ;
  • Accomplir les exigences de contact ou représentation aux donateurs en cas de besoin et/ou à l’absence des points focaux réguliers du donateur ;
  • Servir comme pièce centrale pour tous les audits initiés par le donateur/contractant principal et examens de gestion des activités du contrat et coordonner avec les différents départements pour s’assurer des réponses complètes et exactes à toutes les questions. 

2)      Contrôle et Gestion de Conformité du Contrat du Gouvernement Américain

  • Construire une compréhension par le personnel de la RDC (personnel du programme et des opérations) de la réglementation Fédérale en matière des subsides, aussi bien que des politiques et procédures de IRC par la formation, le soutien technique et la redevabilité ;
  • Garder le master du dossier électronique du contrat avec toute la documentation importante en rapport avec le contrat, les amendements, le plan de travail approuvé, le personnel approuvé, les approbations préalables, toute documentation financière de soutien en vue d’assurer un dossier du projet prêt pour audit et autres événements vitaux ;
  • Les risques/problèmes de conformité sont contrôlés et identifiés pro-activement et des conseils sont donnés aux points focaux du projet et aux autres membres du personnel de IRC RDC (la direction, les finances et les approvisionnements, etc) ;
  • Les indicateurs du projet, les dépenses et les autres informations essentielles du contrat sont suivis et les réunions d’examen sont tenues mensuellement.  Les réunions du début et fin du contrat sont aussi organisées selon les échéances. Des documents importants pour la planification et le suivi du projet sont créées et partagés avec les membres du personnel concerné de IRC et les partenaires ;
  • Coordonner pro-activement avec les membres du personnel du projet appropriés en vue  de s’assurer que des réunions sont régulièrement tenues pour réconcilier les données du programme, les problèmes des ressources humaines, les approvisionnements sous contrat, les transactions financières et les listes de l’inventaire des avoirs sont conformes à la réglementation contractuelle en termes des approbations préalables, les actes non autorisés et autres exigences identifiant et résolvant les problèmes d’exactitude, de conformité, de fiabilité et de ce qui est permis ;
  • Gérer les realignements, les amendements et les extensions, selon le cas, et garder de bons rapports avec le donateur. S’assurer de la fin appropriée du projet et des dépenses conformes aux exigences contractuelles ;
  • Le système de dossier et de gestion d’information de IRC RDC est respecté et tous les documents contractuels du donateur, les rapports et les correspondances principales etc sont gardés de façon appropriée en soft et en dur dans des bibliothèques solides et à jour.

EXIGENCES

  • Un diplôme de maîtrise en Développement international, ou dans des Etudes Sociales est préférable, un diplôme de licence avec une expérience professionnelle conséquente pourrait être considéré ;
  • Une expérience de au moins 3 ans avec le cycle de vie d’Acquisition Fédérale et une expérience avérée dans la gestion des contrats du Gouvernement Américain ;
  • Excellent communicateur avec de fortes compétences organisationnelles, analytiques et en gestion de temps ;
  • Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques ;
  • Parler et écrire couramment le français et l’anglais ;
  • Compétences élevées en écriture et édition.  Au moins deux ans d’expérience dans la préparation des rapports au donateur ;
  • Capacité de rencontrer et jongler les priorités concurrentielles, rencontrer les échéances exigées et travailler sous pression ;
  • Forte connaissance de l’ordinateur : doit être compétent dans l’usage du programme Windows MS Office (Word, Excel), des programmes emails, etc
  • Expérience professionnelle préalable,  de préférence en Afrique, dans un environnement post-conflit et/ou en conflit ;
  • Forte attention à garder les documents en détails et méticuleusement.


Professional Level

Managerial

Minimum Education Required

Master's degree


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