Deputy Director of Operations

Job Type

Full Time

Published

06/08/2018

Address

Maroua
Maroua
Central African Republic

Description

ABOUT THE IRC

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home.

IRC has been present in Cameroon since January 2016 when the organization launched an assessment in response to increasing concerns for people affected by violence linked to Boko Haram.  In March 2016, IRC opened its first field office in Maroua followed in February 2017 by a second field office in Kousseri, all in the Far North region, delivering lifesaving programming to increase access to water and improving hygiene practices in vulnerable displaced and host communities, cash programming to enable poor families to meet basic needs and improve food security, and protection programming, including meeting specific needs of women and girls. The program is funded through European and American donors.

JOB OVERVIEW

The Deputy Director of Operations (DDO) is a member of the senior management team (SMT). She/he is responsible for leading and managing the operations teams in the Country Program ensuring they are fit-for-purpose and respond to the needs of IRC’s programs. The DDO is expected to contribute to high levels of teamwork and inter-departmental and cross-sectoral collaboration. Through her/his leadership, operations teams will be supportive of program delivery, results driven and guided by data analysis, problem identification and problem solving.

The DDO reports to the Country Director and supervises the Supply Chain Coordinator, Human Resources Manager, the Information Technology Officer and the Security Liaison Officer. She/He is the head of the Maroua office. The DDO serves as a focal point with HQ operations staff, Regional Human Resources Director, Regional Supply Chain Director, Regional IT Director and Regional Safety and Security Advisor.

The position is based in Maroua with frequent travel to all IRC field locations.

KEY RESPONSIBILITIES

 

Ethics and Integrity

  • Adhere to and act in accordance with the IRC Way (code of conduct) and other Global HR Policies and Procedures, and communicate through word and example a high standard of compliance with all applicable policies and regulations.

Management and Strategy

  • Actively contribute to and participate in management and leadership platforms such as the country leadership team, the senior management team and the country management team.
  • Be a champion for the implementation of the Cameroon Strategic Action Plan and ensure quality and meaningful participation of operations teams in strategy related activities.
  • Actively promote gender equality within the Operations team and in IRC Cameroon policy and practice.
  • Oversee and coordinate the functioning of the Maroua office.
  • Anticipate, analyze and alert the CD regarding all risks related to operational activities including programmatic, security and financial aspects.

Security

  • Ensure the highest possible standard of security management through participatory threat and risk analysis and the development and implementation of standard operating procedures.
  • Promote widespread and cross-departmental understanding and ownership of security management.
  • Oversee ongoing contextual and risk analysis ensuring all necessary teams have access to relevant security information.
  • Ensure timely and quality reporting of incidents including lessons learned and corrective measures implemented.
  • Make and maintain contact with security focal points, internally and externally, at the national and local level to ensure steady exchange of updates around security in country.

Human Resources and Administration

  • Provide leadership to the human resources and administration team and ensure the application of best practices and adherence to national, NGO and other relevant compliance regulations.
  • Ensure proper functioning of the HR department and necessary support to all sectors and teams.
  • Oversee the development/review of HR policies, guidelines and processes, and ensure they are fully disseminated and understood by all staff.
  • Ensure recruitment, staff planning, training needs assessments and plans are carried out to meet the needs of all departments.
  • Oversee the administration functions especially as they relate to rental agreements, visas and in-country registration.
  • Ensure that the IRC complies with all aspects of Cameroonian law (employment, tax, contract etc.).
  • Maintain open and professional relations with team members, promoting a strong team spirit and providing oversight and guidance to enable staff to successfully perform in their positions.

Supply Chain

  • Lead an efficient and responsive supply chain system that meets the needs of program teams, ensuring supply chain staff work effectively with other departments to improve planning such as procurement and distribution planning and a rational resource utilization 
  • Ensure supply chain processes are fully compliant with IRC policies and donor regulations.
  • Undertake periodic national system reviews of procurement, asset, warehouse/inventory, suppliers and vendor contracts and communication systems to identify areas for improvement and compliance with IRC global systems.
  • Review key/routine reports, (Supply Chain Monthly Reports, BvA tool, Procurement and Distribution plans, Closed grant and expired inventories) and provide feedback and recommendations to mitigate any potential risk.
  • Review departmental key performance indicators and take appropriate action support in achieving the set objectives.

Information Communications Technology

  • Champion and provide leadership for the smooth roll out and utilization of IT core systems (ERP, BVA, and Information sharing and collaboration tools) and ensure that all requirements are met and resources are committed.
  • Based on comprehensive needs assessments ensure that all digital data and information needs of operations and program teams are catered for, including the provisioning of hardware and software by following the IRC IT lifecycle.
  • Uphold and promote IT Standards and policies regarding security, equipment, Internet bandwidth and network infrastructure and ensure that the Country Program complies.
  • Ensure staff receive adequate IT support and capacity building.
  • Ensure robust connectivity and communication channels both between field teams and offices and between offices.
  • Receive and Review IT ticketing system reports (Service Now) regarding support requests from staff members and work with the IT department to address recurring issues proactively.

Fleet Management

  • Ensure the adequate provision of reliable and safe transport for all departments and particularly programs to allow the effective and efficient delivery of programs in sometimes remote locations with varied terrain.
  • Lead assessments of fleet capacity and ensure proper fleet management including servicing, driver training etc.

Finance and Compliance

  • In close collaboration with the Finance Controller and the Deputy Director for Programs (DDP), ensure operating costs are included in operating budgets and funding proposals and that programmatic growth or scale downs are factored into operations planning.
  • Ensure that all support systems and operations teams are operating in accordance with IRC and donor compliance regulations and have necessary risk mitigation strategies in place.

Representation

  • Represent IRC Cameroon operations in meetings as required, including government meetings, donor and other partners. 
  • Actively develop and maintain effective working relationships with key stakeholders at field level, including donors, government actors, UN agencies, international and local NGOs, and other relevant humanitarian actors.
  • Establish a good rapport with local and national level administrative, labor, customs, immigration, security and other officials to ensure that IRC projects conform to local laws and customs and security constraints.

Requirements:

  • Masters degree required (management-related or general operations preferred);
  • Minimum of 5 years’ experience managing operations and/or projects in fragile and insecure locations, preferably in Africa;
  • Demonstrated ability to manage field staff and remote field offices;
  • Experience in logistics, HR/Admin, and security management
  • Experience having managed operations (including security)  in conflict-impacted setting
  • Excellent cross-cultural communication skills
  • Excellent staff capacity building and training skills
  • Strong problem-solving, analytical and decision-making skills;
  • Strong computer skills;
  • Flexibility, ability to work independently and meet deadlines
  • Fluency or at minimum a high level of French is essential; English is highly desirable

WORKING ENVIRONMENT:

Security in the Far North of Cameroon, Maroua & Kousseri is level III (orange) and the IRC has a curfew in place. Lodging is in a shared IRC guesthouse.

The IRC and IRC workers must adhere to the values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. These are Integrity, Service, and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Beneficiary Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Anti Workplace Harassment, Fiscal Integrity, and Anti-Retaliation.

This is an unaccompanied position.

 

A PROPOS DE IRC

Fondée en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) est l’un des plus importants organismes humanitaires au monde. L’IRC vient en aide, prévoit des mesures de réadaptation et apporte un appui en matière de reconstruction au lendemain d’un conflit aux victimes d’oppressions et de conflits violents ou de crise humanitaire. Présente dans plus de 40 pays, la mission d’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlées par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir. 

Depuis Janvier 2016 et en réponse à la crise humanitaire causée par les actes de violence de Boko Haram, l'IRC conduit à partir ses bases opérationnelles de Maroua et Kousseri dans l’Extrême nord du Cameroun,   4 grands programmes d’urgences : un programme  de  santé environnementale, un programme de de sécurité alimentaire, un programme de protection et autonomisation des femmes et depuis mai 2017, un programme de protection et état de droit .Grace à l’appui financier de bailleurs de fonds européens et américains, l'IRC souhaite exécuter des programmes humanitaires et de rétablissement de qualité adaptées aux besoins des personnes déplacées vulnérables et des communautés hôtes.

RESUME DU POSTE

Le Directeur Adjoint des Opérations (DDO) est membre de l'équipe de direction (SMT) (avec le Directeur Adjoint des Programmes (DDP), le Contrôleur Financier (FC))  et la Directeur Pays (CD) à qui il rapporte. Il / Elle est responsable de la direction et de la gestion des équipes des opérations du programme de pays en s'assurant qu'elles sont adaptées aux besoins et répondent aux besoins des programmes de l'IRC. Le DDO devrait contribuer à des niveaux élevés de travail d'équipe et de collaboration inter-département et intersectorielle. Grâce à son leadership, les équipes des opérations appuieront la prestation des programmes, axées sur les résultats et guidées par l'analyse des données, l'identification des problèmes et la résolution de problèmes.

Le Directeur Adjoint chargé des opérations est à la tête d’une équipe composé du coordinateur de la chaine d’approvisionnement, du Manager des Ressources Humaines et de l’Administration, de l’officier chargé des Technologies de l’Information. Il/Elle assure le rôle de chef du bureau pour les opérations dans le Mayo Tsanaga et le mayo Sava à Maroua. Il/Elle est répondant principal aux sollicitations du siège pour les questions des opérations et du personnel, des directeurs régionaux des Ressources Humaines, de la Chaine d’approvisionnement, des Technologies de l’information et du conseiller régional en matière de sécurité.

La position est basée à Maroua avec des déplacements fréquents sur le terrain des opérations. 

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Ethique et Intégrité

  • Adhérer et agir en conformité avec le Code de conduite (IRC Way) et d'autres politiques et procédures globales de ressources humaines, et communiquer par la parole et par l’exemple une norme élevée de conformité avec toutes les politiques et réglementations applicables.

Management et Strategies

  • Contribuer activement et participer à des plates-formes de gestion et de leadership telles que l'équipe de direction, l'équipe de leadership du pays et l'équipe de gestion du pays.
  • Être un champion de la mise en œuvre du Plan d’Action Stratégique du Niger et assurer une participation significative et de qualité des équipes opérationnelles aux activités liées à la stratégie
  • Promouvoir activement l’égalité de genre au sein de l’équipe des opérations et dans les politiques et les pratiques de l’ÍRC Cameroun.
  • Superviser et coordonner le fonctionnement du bureau de Maroua
  • Anticiper, analyser et alerter la Directrice Pays de tous les risques relatifs aux activités des opérations en incluant les aspects programmatiques, sécuritaires et financiers.

Securité

  • Assurer le niveau de gestion de la sécurité le plus élevé possible grâce à l'analyse participative des menaces et des risques et à l'élaboration et à la mise en œuvre de procédures d’opérations standard.
  • Garantir une compréhension et une appropriation étendues et transversales de la gestion de la sécurité.
  • Superviser l'analyse contextuelle et des risques en cours, en s'assurant que toutes les équipes nécessaires ont accès aux informations de sécurité pertinentes.
  • Assurer un signalement rapide et de qualité des incidents, y compris les leçons apprises et les mesures correctives mises en œuvre.
  • Établir et maintenir des contacts avec les points focaux de sécurité, à l'interne et à l'externe, au niveau national et local afin d'assurer un échange constant de mises à jour autour de la sécurité dans le pays.

Ressources Humaines et Administration

  • Assurer le leadership de l'équipe des ressources humaines et de l'administration et assurer l'application des meilleures pratiques et le respect des réglementations nationales, des ONG et d'autres réglementations pertinentes.
  • Assurer le bon fonctionnement du département des ressources humaines et le soutien nécessaire à apporter à tous les secteurs et toutes les équipes.
  • Superviser l'élaboration et la mise à jour des politiques, des lignes directrices et des processus en matière de ressources humaines, et veiller à ce qu'ils soient pleinement diffusés et compris par tous les membres du personnel.
  • Veiller à ce que le recrutement, la planification du personnel, les évaluations des besoins de formation et les plans soient réalisés pour répondre aux besoins de tous les départements.
  • Superviser les fonctions de l’administration en particulier en ce qui concerne les contrats de location, les visas et l'enregistrement dans le pays.
  • Veiller à ce que l'IRC respecte tous les aspects de la législation camerounaise (emploi, fiscalité, contrat, etc.).
  • Maintenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l'équipe, promouvoir un fort esprit d'équipe et fournir une supervision et des conseils pour permettre au personnel d’être performant dans leurs positions.

Supply Chain

  • Diriger un système de chaîne d'approvisionnement efficace et réactif qui répond aux besoins des équipes de programme, s'assurer que le personnel de la chaîne d'approvisionnement travaille efficacement avec les autres départements pour améliorer la planification de l'approvisionnement et de la distribution et une utilisation rationnelle des ressources
  • S'assurer que les processus de la chaîne d'approvisionnement sont entièrement conformes aux politiques de l'IRC et à la réglementation des donateurs
  • Entreprendre des mises à jours périodiques des systèmes nationaux d'approvisionnement, d'actifs, d'entrepôts / d'inventaire, de contrats avec les fournisseurs et les fournisseurs et de systèmes de communication afin d'identifier les domaines d'amélioration et de conformité aux systèmes mondiaux de l'IRC.
  • Vérifier les rapports clés / habituels (rapports mensuels de la chaîne d'approvisionnement, outil BvA, plans d'approvisionnement et de distribution, subvention fermée et inventaires expirés) et fournir des commentaires et des recommandations pour atténuer tout risque potentiel.
  • Mettre à jour les indicateurs clés de performance  et prendre les mesures d'appui appropriées pour atteindre les objectifs fixés.

Technologies de l’Information et de la communication

  • Etre champion et apporter un accompagnement dans le déploiement et de l'utilisation sans heurt des systèmes de base (ERP, BVA, partage d'information et outils de collaboration) et s'assurer que toutes les exigences sont respectées et que les ressources sont engagées.
  • Sur la base d’une évaluation claire des besoins clairs, veiller à ce que tous les besoins en données et informations numériques des opérations et des équipes de programme soient couverts, y compris la fourniture de matériel et de logiciels en suivant le cycle de vie informatique de l'IRC.
  • Respecter et promouvoir les normes et politiques informatiques en matière de sécurité, d'équipement, de bande passante Internet et d'infrastructure réseau et veiller à ce que le programme pays soit conforme.
  • Veiller à ce que le personnel reçoive un soutien informatique et un renforcement des capacités adéquats.
  • Assurer une connectivité robuste et des canaux de communication entre les équipes de terrain et les bureaux et entre les bureaux.
  • Recevoir et examiner les rapports du système de billetterie informatique (Service Now) concernant les demandes d'assistance émanant des membres du personnel et travailler avec le département informatique pour résoudre les problèmes récurrents de manière proactive.

Gestion de la Flotte

  • Assurer la fourniture adéquate de moyens de transport fiables et sûrs pour tous les départements et en particulier les programmes pour permettre la livraison efficace et efficiente des programmes dans des endroits parfois éloignés avec des terrains variés.
  • Diriger des évaluations de la capacité de la flotte et assurer une gestion appropriée de la flotte, y compris l'entretien, la formation des conducteurs, etc.

Finance et Conformité

  • En étroite collaboration avec le Contrôleur des Finances et le Directeur Adjoint chargé des programmes (DDP), s'assurer que les coûts de fonctionnement sont inclus dans les budgets de fonctionnement et les propositions de financement et que les variations  programmatiques sont prises en compte dans la planification des opérations.
  • S'assurer que tous les systèmes de support et les équipes d'exploitation fonctionnent conformément aux règlements de l'IRC et des bailleurs de fonds et que les stratégies d'atténuation des risques nécessaires sont en place.

Representation

  • Représenter les opérations de l'IRC Cameroun dans les réunions selon les besoins, y compris les réunions du gouvernement, les donateurs et autres partenaires.
  • Développer et maintenir activement des relations de travail efficaces avec les principales parties prenantes au niveau du terrain, y compris les donateurs, les acteurs gouvernementaux, les agences des Nations Unies, les ONG internationales et locales et les autres acteurs humanitaires pertinents.
  • Établir de bons rapports avec les autorités administratives, syndicales, douanières, d'immigration, de sécurité et autres au niveau local et national pour s'assurer que les projets IRC sont conformes aux lois locales et aux contraintes douanières et sécuritaires.

CRITÈRES D'ÉLIGIBILITÉ :

  • Diplôme de Master requis (de préférence en Management ou opérations générales ou liées à la gestion);
  • Minimum de 5 ans d'expérience dans la gestion d'opérations et / ou de projets dans des zones fragiles et précaires, de préférence en Afrique;
  • Aptitude démontrée à gérer le personnel de terrain et les bureaux extérieurs éloignés;
  • Expérience en logistique, RH / Admin et gestion de la sécurité
  • Expérience antérieure en gestion des opérations (y compris la sécurité) dans un contexte de conflit
  • Excellentes compétences en communication interculturelle
  • Excellentes capacités de renforcement des capacités et de formation du personnel
  • Fortes aptitudes à la résolution de problèmes, à l'analyse et à la prise de décision;
  • Bonnes compétences en informatique;
  • Flexibilité, capacité à travailler de façon autonome et respecter les délais
  • La maîtrise ou au moins un niveau élevé de français est essentiel; L'anglais est hautement souhaitable.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL:

La sécurité dans l'Extrême-Nord du Cameroun (Maroua & Kousseri) est de niveau III (orange) et l'IRC a mis en place un couvre-feu. L'hébergement en maison d'hôtes commune IRC.

Les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way - Standards pour une Conduite Professionnelle. Ces Valeurs sont l'Intégrité, le Service et la Responsabilité. Conformément à ces valeurs l’IRC met un accent particulier sur la politique de  sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, le harcèlement en  milieu professionnel, l'intégrité fiscale et l'anti-représailles.

 

C’est un poste non accompagné.


Level of Language Proficiency

Fluency or at minimum a high level of French is essential; English is highly desirable


Professional Level

Managerial

Minimum Education Required

Master's degree


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