Asistente administrativo/a (100%)

El trabajo del/de la asistente administrativa se centra en el apoyo administrativo y financiero

al equipo de la Oficina Regional para Centroamérica (ORCA) y en actividades en el área de fortalecimiento de capacidades, como talleres, capacitaciones, conferencias etc.

Las tareas incluyen:

Apoyo financiero-administrativo:

• Gestión y control de pagos a proveedores y liquidaciones.
• Revisión de informes financieros, facturas y listas de comprobantes.
• Elaboración de informes financieros basados en la contabilidad.
• Apoyo en la preparación y acompañamiento de auditorías externas.
• Apoyo en la elaboración y/o actualización de formatos para procesos administrativos
• Elaboración de informes de cumplimiento para la SUGEF (revisión de listas internacionales y bases de datos).

Gestión de oficina:

• Coordinación de reuniones y citas, elaboración de memorias,
• Archivo físico y digital, copias
• Inventario de activos y compra de suministros,
• Actualización de base de datos de proveedores de servicios,
• Comunicación a la sede y a copartes sobre ausencias,
• Envío de documentación nacional e internacional,
• Resguardo e inventario de equipos de la oficina

Logística de eventos y viajes

• Organización integral de viajes (boletos, hoteles, viáticos y liquidaciones).
• Logística para talleres y conferencias: contratación de venues, catering, materiales e invitación/registro de participantes.
• Documentación y sistematización posterior a los eventos.

Procesos de licitación y adjudicación de contratos:

• Gestión de procesos de licitación: elaboración de Términos de Referencia (TdR),solicitud de cotizaciones y cuadros comparativos
• Elaboración y gestión de contratos de servicios y consultorías.
• Actualización constante de la base de datos de proveedores.

Apoyo en el seguimiento de actividades:

• Aplicación de encuestas y herramientas de monitoreo y recolección de datos

Apoyo a gestión de personal:

• publicación de convocatorias para puestos vacantes,
• sistematización de aplicaciones recibidas,
• coordinación de entrevistas y preparación de contratos;
• manejo y control de hojas de tiempo

Requisitos:

❖ Un título universitario o cualificación comparable en una materia pertinente (administración, finanzas, contabilidad, gestión de proyectos)

❖ Experiencia profesional de al menos 3 años en gestión administrativa y financiera

❖ Experiencia en procesos de licitación y adjudicación de contratos

❖ Experiencia en organización/logística de eventos

❖ Buen manejo de los productos de office (Word, Excel, Outlook Power Point), y otras

herramientas digitales de gestión de proyectos

❖ Experiencia de trabajo con ONG´s es una ventaja

❖ Sentido de la responsabilidad, alto nivel de iniciativa, orientación al trabajo en equipo

❖ Capacidad para trabajar de forma independiente, flexible y con plazos ajustados bajo

presión de tiempo

❖ Gran capacidad de comunicación y competencia intercultural y de género

❖ Conocimientos lingüísticos: español e idealmente inglés (y/o alemán)

Seguro médico privado

Teletrabajo

Horario flexible, de lunes a viernes

20 días de vacaciones al año

Conocimientos lingüísticos: español e idealmente inglés (y/o alemán)