Contratação Eficiente: Integração de Novos Funcionários

Se você chegou até aqui, você recebeu e leu centenas de candidaturas, entrevistou candidatos, verificou as referências, encontrou o “escolhido”, e ele ou ela aceitou o cargo. Parabéns! Agora você pode relaxar e tomar um café.

Quem dera.

É o trabalho que vem depois do processo de recrutamento e contratação - a integração de um novo membro da equipe - que é a peça mais importante do quebra- cabeça da retenção de funcionários. Muitos dos novos funcionários que deixam o emprego nos primeiros seis meses fazem isso porque não receberam orientações claras sobre as responsabilidades, ou treinamento adequado, ou orientações claras sobre as responsabilidades. Outros ainda relatam não ter tido tempo suficiente com os gerentes e colegas.

Para que o seu investimento em uma contratação tenha um resultado excelente, pare um pouco e pense conosco sobre o que precisa ser feito antes do novo funcionário começar a trabalhar, e qual é a melhor maneira de integrá-lo completamente ao time.

Antes do primeiro dia de trabalho do novo funcionário

O período em que um novo membro da equipe ainda não começou a trabalhar é uma oportunidade ótima para você refletir sobre as suas expectativas e necessidades em reação ao cargo. Também é um momento para trazer à tona aquelas partes da cultura da sua organização que, em geral, estão implícitas e não precisam ser comentadas; são aquelas rotinas ou pedaços de cultura organizacional que o novo funcionário poderia simplesmente captar ou deduzir depois de um tempo no ambiente de trabalho. Se você trabalha remotamente, será quase impossível para o novo funcionário alcançar este conhecimento sozinho. Isto envolve expectativas e normas relativas a permanência (presencial ou virtual) no ambiente de trabalho, código de vestimenta, trabalho fora do horário ou durante o final de semana, intervalos para o almoço e período de férias. Também é interessante dedicar um tempo para pensar sobre como você irá comunicar isto tudo ao novo membro.

Ao considerar o que você precisa do cargo e do membro, recomendamos a você usar a estrutura Preferências – Tradições – Requisitos dos nossos amigos da The Management Center (artigo em inglês). Tendo em vista equidade e inclusão, você pode focar somente nos requisitos, citando as preferências e tradições mas permitindo que o(a) novo(a) membro(a) também tenha espaço para propor as preferências dele(a).

Aqui vão mais algumas coisas para a lista do Gestor que Pensa Adiante:

• Anote o seu horário de trabalho e qualquer outra informação de que o novo funcionário deveria ter ciência, por ex., se você precisa levar o seu pai, filho, ou animal de estimação para o alergologista todas as quintas às 14h.
• De que maneira a sua organização planeja e analisa a produtividade/performance? Dê atenção aos detalhes específicos, desde a frequência aos métodos.
• Uma Análise de Nova Contratação pode ser interessante. A Idealist faz isso, normalmente, após seis semanas após o início, apresentando perguntas ao(s) novo(s) membro(s) e gerente(s) sobre como vão as coisas, o que está funcionando bem e o que poderia precisar de melhorias. Nós também contamos com o feedback 360 dos colaboradores frequentes do(s) novo(s) membro(s).
• Pense sobre as preferências de comunicação. Você gostaria de receber uma ligação fora do horário caso haja uma emergência de trabalho, ou você prefere uma mensagem de texto? O que é considerado uma emergência? Você prefere receber mensagens via Slack ou alguma outra plataforma de mensagem instantânea, ou você prefere um e-mail?
• Existe algum prazo recorrente ou evento especial, por ex., um retiro para todos os membros ou uma festa beneficente que envolve/afeta a todos? Verifique o calendário e anote tudo isso para compartilhar depois.
• A sua organização requer uma maneira padronizada de rastrear projetos e tarefas, como nos sistemas Asana, Trello ou outros? É interessante que você planeje um resumo ou overview sobre isso com o novo membro. Se você prefere que o trabalho seja monitorado de uma maneira específica, é seu dever comunicar isto.
• Este aqui é importante: quais expectativas você tem em relação às qualidades que o novo funcionário vai trazer para o trabalho dele e para a sua organização? Qualidades que nós mencionamos com frequência em novas contratações são: flexibilidade e adaptabilidade, iniciativa, monitoramento e facilidade de comunicar preocupações e dúvidas. Também leve em consideração quais expectativas o novo funcionário deve ter em relação a você. No caso ideal, são as mesmas qualidades que você espera dele, bem como uma abordagem mais prática no começo; coaching, feedback e apoio; e qualquer outra coisa que seja específica do seu trabalho.

Se você busca uma lista de tarefas voltada para logística, confira nosso modelo (em inglês) de Checklist de Nova Contratação.

Integração e processos de treinamento para um começo de sucesso

Primeiras duas semanas

Você vai encontrar abaixo sugestões para as duas primeiras semanas de recém- contratados no trabalho. Quando você criar o seu cronograma customizado para um novo membro, envie-o com antecedência para que ele ou ela saiba o que esperar.

Também sugerimos que tarefas independentes sejam atribuídas ao novo funcionário desde já, com um desenvolvimento progressivo até que ele esteja desempenhando a função completamente. Por exemplo, você pode começar com a análise de materiais de marketing, e após alguns dias você pode pedir um esboço de um novo e-mail aos voluntários.

Nos tempos em que o time da Idealist trabalhava a partir do nosso escritório em Nova York, nós tínhamos o hábito de fazer uma refeição em conjunto no primeiro dia de alguém. O trabalho remoto mudou isso, obviamente, mas nós sugerimos trazer o lanche ou a refeição para frente da tela, fazendo uma refeição remota nas primeiras semanas para que as pessoas possam se conhecer de maneira mais informal.

Dia um

Recomendamos que novas contratações comecem numa terça ou depois, para deixar a semana começar antes de você mergulhar numa experiência tão importante. Do mesmo modo, recomendamos que a nova contratação comece o expediente uma hora após o começo do expediente do gerente da contratação, dando tempo para que o gerente se acomode e situe antes da chegada do novo membro da equipe.

Para o primeiro dia, que pode ser extenuante, sugerimos começar com os aspectos práticos da entrada e como você irá trabalhar com o novo membro da equipe. 

• Reserve tempo para configurar um computador, fazer o login em vários sistemas e começar a ler e-mails.
• Se for presencial, faça um tour pelo ambiente de trabalho.
• Apresente um panorama da organização que contextualize a história, missão, acontecimentos importantes, e time/equipe.
• Informe o novo funcionário em detalhe sobre os benefícios e outros assuntos de recursos humanos
• Revise a descrição detalhada do cargo. Quando nós contratamos na Idealist, nós publicamos uma versão reduzida da descrição do cargo, que é preferível chamar de “anúncio de emprego.” Como todos os anúncios, ele deixa os detalhes de fora. Quando nós lemos linha por linha da descrição do cargo com o novo membro, nós revemos uma versão muito mais detalhada que permite visualizar os aspectos mais complexos da função.
• Agende os seus check-ins semanalmente ou a cada duas semanas. Dê a essas reuniões uma estrutura e objetivos para que o membro da equipe se prepare com antecedência; nós gostamos de usar o formato do The Management Center e customizar de acordo com a necessidade. Garanta que a seção com o feedback de mão dupla não seja eliminada: ele pode encorajar membros avessos ao conflito a compartilhar uma preocupação antes que ela se torne um problema maior.
• Faça um esboço de processos temporários. Nos primeiros três meses, é interessante que você confirme com o novo funcionário se ele está entendendo uma tarefa ou qual é o próximo passo. Você pode fazer isso fazer um resumo sumário em voz alta ao final da reunião, perguntando para o funcionário se ele sabe o que vem a seguir; isso também pode ser feito em um e-mail posterior à conversa.

Dia dois

Hoje é um dia bom para dar um mergulho mais profundo no time e no trabalho.

• Examine as comunidades e populações às quais a sua organização e time servem.
• Apresente um panorama sobre projetos passados e futuros. Também é interessante dar ênfase a objetivos e resultados, bem como compartilhar recursos relacionados ao trabalho para aprendizado posterior. É bastante recomendável que você ressalte o papel do membro da equipe em qualquer trabalho em andamento ou que está porvir.
• Apresente ideias sobre associações, redes, publicações e outros recursos que poderiam ajudar o membro da equipe a aprender mais sobre a organização ou o papel específico dele ou dela. Outras ideias incluem workshops, aulas e conferências que aprimorarão o desenvolvimento profissional.

Dia três

• Seja em modo remoto ou presencial, meet and greets planejados são uma maneira ótima de conhecer a equipe, cultura organizacional e até as nuances do trabalho e de projetos. Numa organização menor, estes encontros podem ser feitos um a um ou em pequenos grupos. Em organizações maiores, é interessante que você escolha as pessoas com quem o novo membro da equipe provavelmente vai interagir normalmente. Sugerimos que seja proibido, nestes encontros, tocar em assuntos de maneira antecipada em relação tanto ao novo funcionário quanto ao conjunto da equipe, e também que estes encontros não tenham um limite de tempo, para que tudo aconteça bem. Embora estes encontros comecem na primeira semana, eles podem continuar por mais tempo para garantir que o novo membro da equipe passe tempo com todos.
• Neste momento, é interessante entrar em detalhes com relação às ferramentas e plataformas que o novo membro da equipe precisará usar em seu trabalho. Seja Salesforce, Raiser’s Edge, Google Analytics ou uma solução customizada, examine os sistemas que a sua organização utiliza ou se você tem alguma dica ou estratégia que você aprendeu ao longo do caminho. Explique em profundidade os workflows específicos que estarão sob responsabilidade do novo membro, ou talvez dê a ele uma tarefa para ele mostrar quão bem compreendeu o que foi ensinado até agora.

Dia quatro

• Acompanhe como as coisas estão indo: a integração está muito lenta? Muito rápida? Ainda falta explicação sobre algo? Responda às perguntas do funcionário e esteja aberto a qualquer feedback sobre como seria possível melhorar este processo para futuras contratações.
• Enquanto os meet and greets continuam, pode ser interessante você garantir que o novo membro da equipe tenha um tempo adicional com algumas pessoas da equipe, como um gerente financeiro, por exemplo, para ter certeza de que o recém-chegado entende como funcionam o reembolso e a compra. Ou se você está integrando alguém responsável por arrecadação de fundos, passar um tempo com a equipe de programas pode ajudar a garantir que o novo funcionário entende os detalhes do trabalho quando eles estiverem se comunicando com doadores.

Semana dois

Este pode ser o momento para o novo funcionário aprofundar-se ainda mais no trabalho. Pode ser interessante começar com um período de observação onde o novo funcionário vai acompanhar alguém em alguma tarefa, processo, ou aspecto do cargo. Dê bastante tempo para que eles façam perguntas específicas. Sugerimos que haja alguém observando durante as próximas etapas.

Quando todo mundo estiver confortável, o novo membro da equipe e o gestor poderiam trocar de papéis, e o gestor ficar observando. Após o fim desta troca de papéis o gerente poderia dar feedback sobre o que foi bem e o que poderia ter um melhor desempenho.

O próximo passo no processo de aprendizado é deixar o novo membro da equipe fazer a tarefa ou processo sozinho. Após isso eles podem fazer um relatório sobre como foi a experiência em que eles fazem uma autoavaliação e consideram o que poderiam ter feito melhor.

Nas primeiras semanas, pode ser interessante para você concentrar-se em treinamento para tarefas que provavelmente serão mais fáceis para a nova contratação, como tarefas centrais que são aprendidas primeiro antes de seguir para responsabilidades mais avançadas.

A semana dois também pode incluir trabalho administrativo, como pedir para que façam uma biografia para a página Nossa Equipe/Quem somos nós do website, ou verificar os business cards.

A retenção começa com uma boa integração

Incluir um novo funcionário na equipe pode ser tão empolgante. É uma chance de revitalizar o trabalho com ideias novas, perspectivas diferentes e – sejamos honestos – menos responsabilidades para você. A integração efetiva de um novo funcionário na equipe é uma responsabilidade grande e séria, uma que requer planejamento e reflexão sobre o que você e sua organização precisam dos funcionários.

Esperamos que você use as nossas sugestões, misture com o que você aprendeu e crie uma ponte para que o novo membro da equipe possa passar pelo primeiro dia e construir a carreira dele, ajudando a sua organização a construir um mundo melhor.

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• Tradução: Gabriel Dutra (gabrieldutra123@gmail.com)

Acesse o original em inglês aqui.

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