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5 errores que te impiden tener reuniones efectivas

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Adriana Cárdenas

Personas trabajando en grupo

Las reuniones son espacios necesarios en donde se intercambian ideas, se actualizan estados de proyectos y se mantienen relaciones de confianza con nuestros compañeros de trabajo. Sin embargo, no siempre las aprovechamos como podríamos. ¿Qué aspectos deberíamos considerar cambiar para sacarle un mejor provecho a nuestras reuniones de trabajo?

Si en tus reuniones…

  1. Mantienes a la misma persona liderando… considera generar un espacio abierto. Escuchar voces nuevas mejora la atención de tu equipo de trabajo y envía un mensaje claro sobre el tipo de organización con la que están colaborando. Si permites que tus colaboradores puedan liderar e intercambiar roles, envías un mensaje de horizontalidad donde todos tienen las mismas posibilidades para facilitar reuniones. Además, es una excelente manera de entrenar a tu equipo con nuevas habilidades de comunicación.
  2. No cuentan con una estructura… aprende a organizar tus reuniones. Si no existe una agenda de los temas a tratar es más factible que no se llegue a ningún lado, se desaproveche el tiempo estipulado para la reunión y cause irritación entre los miembros de tu equipo. No solo es bueno sino que es indispensable contar con una agenda que especifique los puntos a tratar y su tiempo de discusión, así tu equipo puede ir mejor preparado, aportar a la discusión y no perder el interés en reuniones importantes.
  3. No se pide retroalimentación… preocúpate por conocer el punto de vista de tu equipo. No existe una manera en que podemos mejorar si no aprendemos a escuchar la opinión de otros. Puedes hacer uso de encuestas u otro tipo de métricas que te permitan conocer de qué manera las reuniones han sido útiles para tu equipo de trabajo y de qué forma pueden mejorarse.
  4. No se da seguimiento a las decisiones tomadas… cerciórate de llevar un mejor control. Si después de una reunión no se da continuidad a los proyectos o decisiones preestablecidas se pierde el trabajo de las reuniones, lo que se ha logrado determinar y el compromiso de cada miembro ante las tareas asignadas. Las reuniones deben ser espacios de exploración pero también momentos en los que se defina el caminar de la organización.
  5. No se sintetiza las conclusiones al final de cada reunión = recapitula los puntos más importantes. Las ideas, acuerdos, tareas pendientes y puntos de conversación para futuras reuniones son importantes recalcar al final de cada encuentro para que nada quede en el aire. Este ejercicio ayuda a recalcar los puntos tratados, lo que queda pendiente y el seguimiento necesario.

¿Qué otra recomendación agregarías a la lista?

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Adriana Cárdenas

Desde mi trabajo como voluntaria ayudo a personas que no tienen acceso al sistema de salud en Nueva York traduciendo de inglés a español y vice versa eventos de salud gratuitos y gestionando actividades de divulgación. A su vez, coordino los medios sociales de la organización a la que sirvo.