Dando la bienvenida a nuevo talento en tu empresa u organización

** Este artículo fue traducido y adaptado de "Hire Impact | Onboarding New Employees" publicado en nuestro blog en inglés "Career Advice" **

Si llegaste hasta este punto, quiere decir que recibiste y leíste innumerables solicitudes, entrevistaste a candidato/as, verificaste referencias, llegaste al "candidato/a indicado/a"que aceptó el puesto. ¡Felicidades! Ahora, siéntete libre de sentarte y tomarte un café.

En realidad, no.

El trabajo que viene después del proceso de reclutamiento y contratación (incorporar a un nuevo miembro del personal) es la pieza más importante del rompecabezas de retención de empleados. Muchos empleados nuevos que dejan un trabajo en los primeros seis meses lo hacen porque no recibieron pautas claras sobre las responsabilidades o capacitación adecuada y clara sobre sus responsabilidades. Otra causa comúnmente reportada es que no se les ofrece suficiente tiempo con los gerentes y colegas.

Para aprovechar al máximo tu inversión en un/a nuevo/a empleado/a, tómate un tiempo ahora para considerar qué debes planificar antes de que comiencen y cuál es la mejor manera de incorporarlo/a completamente al equipo.

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Antes de que arranque un/a nuevo/a empleado/a

El período antes de que comience una nueva incorporación a tu equipo es una gran oportunidad para reflexionar sobre tus expectativas y necesidades para el puesto. También es un momento para resaltar aquellas partes de la cultura de tu organización que generalmente no son evidentes. Si está trabajando de forma remota, estas aspectos serán casi imposibles de identificar para una nueva persona en el equipo. Considera las expectativas y las normas sobre los encuentros cara a cara en la oficina (o virtual), la vestimenta, el trabajo nocturno o de fin de semana, o las pausas para el almuerzo y los días de vacaciones. Piensa también en cómo se lo comunicarás al nuevo miembro del personal.

Aquí hay algunas cosas más para incorporar en tu lista:

• ¿Cómo planifica y revisa tu organización el desempeño en el trabajo? Ten en cuenta los detalles de esto, desde la frecuencia hasta el método.
• Es posible que quieras considerar revisar cómo van las cosas con lo/as nuevo/as empleado/as un tiempo después de ser contratados. En Idealist, hacemos esto generalmente seis semanas después, y ofrecemos preguntas al nuevo personal y gerentes para saber cómo van las cosas, qué está funcionando bien y qué podría necesitar mejoras. También involucramos a los colegas cercanos del nuevo miembro del personal para dar retroalimentación 360.
• ¿Te gusta recibir una llamada fuera de horario si hay trabajo?
• ¿Te gusta recibir una llamada fuera de horario si hay una emergencia laboral, o prefieres que te llegue en un mensaje de texto? ¿Qué se considera una emergencia? ¿Te gusta recibir mensajes a través de otras plataformas de mensajería instantánea, o prefieres el correo electrónico?
• ¿Hay deadlines (fechas tope) recurrentes o eventos especiales como un encuentro de toda la organización o una recaudación de fondos anual en la que todos deben estar involucrados? Consulta el calendario y anótalo para compartirlo más tarde.
• ¿Tu organización tiene una metodología o formato para hacer seguimiento de proyectos y tareas, como en Asana, Trello u otros sistemas?
• Algo muy importante ¿qué expectativas tienes sobre lo que la persona nueva aportará a tu organización? Las cualidades que mencionamos a menudo incluyen: flexibilidad y adaptabilidad, iniciativa, seguimiento y que compartan sus preguntas e inquietudes. También ten en cuenta lo que él o ella debe esperar de ti: entrenamiento, retroalimentación y apoyo; y cualquier otra cosa que sea específica de su trabajo.

Procesos de onboarding y capacitación para un comienzo exitoso

Primeras Dos Semanas

A continuación, destacamos sugerencias para las primeras dos semanas de trabajo de un/a nuevo/a empleado/a. Cuando crees un horario personalizado para un nuevo empleado, compártelo con anticipación para que sepas qué esperar.

También sugerimos asignar tareas independientes al nuevo empleado de inmediato, escalando hasta que realmente desempeñe el rol. Por ejemplo, puede comenzar revisando los materiales de marketing y, unos días después, solicitar un borrador de un nuevo correo electrónico para sus voluntarios.

Antes, cuando todo el equipo de Idealist trabajaba desde nuestra oficina de Nueva York, solíamos compartir una comida en el primer día de alguien. Trabajar de forma remota ha cambiado eso, por supuesto, pero sugerimos traer el almuerzo o un refrigerio frente a la computadora y compartir una comida (remota) en las primeras semanas, conociéndonos informalmente.

Día uno

Recomendamos que las nuevas contrataciones comiencen a partir del martes o más adelante, dejando tiempo para que la semana comience con la planificación para recibir a la nueva persona. Del mismo modo, recomendamos que el nuevo empleado comience su primer día aproximadamente una hora después de que ingrese al trabajo quien será su manager para darle tiempo a instalarse y ubicarse antes de que llegue el nuevo miembro del equipo.

Para el primer día, que puede ser agotador, sugerimos comenzar con los aspectos prácticos:

• Dale tiempo para configurar su computadora, iniciar sesión en varios sistemas y comenzar a leer correos electrónicos.
• Haz un recorrido por la oficina (si la contratación no es virtual).
• Ofrécele una descripción general de la organización: su historia, misión, hitos importantes y equipo/personal.
• Muéstrale los beneficios y otros asuntos de recursos humanos.
• Preséntale una descripción detallada del trabajo para dar una idea completa de lo que se espera del rol.
• Agenda tus evaluaciones de progreso semanales o quincenales.
• Asegúrate de que el nuevo miembro del personal comprende bien sus tareas. Posterior a las reuniones puedes hacer un resumen verbal o de manera escrita en un correo electrónico, señalando los tareas más importantes para asegurar que todo quede muy claro.

Día dos

Este es un buen día para profundizar el trabajo a realizarse con el equipo.

• Describa las comunidades y población objetivo para las que trabaja su organización.
• Ofrezca una visión general de los proyectos pasados ​​y en curso. También es posible que quieras resaltar los objetivos y los resultados, y compartir recursos disponibles para la ejecución del trabajo. Resalta el papel de la nueva persona en cualquier trabajo en curso o proyectos futuros.
• Ofrece ideas de asociaciones, redes, publicaciones y otros recursos que puedan ayudar a la nueva persona a aumentar su conocimiento de la organización o su rol específico. Otras ideas incluyen talleres, clases y conferencias que mejorarán su desarrollo profesional.

Día tres

Ya sea de forma remota o en persona, programar encuentros es una excelente manera de conocer al personal, la cultura de la organización e incluso los matices del trabajo y los proyectos. En una organización más pequeña, estas reuniones pueden realizarse individualmente o en grupos pequeños. En organizaciones más grandes, es posible que quieras aprovechar aquellas a las que la nueva persona probablemente atiende regularmente. Sugerimos establecer temas con anticipación tanto para el personal nuevo como para el actual, así como reuniones con límites de tiempo, para mantener todo en orden.

Este podría ser un buen momento para profundizar en las herramientas y plataformas que la nueva persona necesitará para hacer su trabajo. Ya sea Salesforce, Google Analytics o una solución personalizada, revisa los sistemas que usa tu organización y los consejos y trucos que hayan aprendido en el camino. Profundiza en los flujos de trabajo específicos que asumirá la nueva persona, tal vez incluso asignándole una tarea que pueda mostrar su comprensión de lo que ha aprendido hasta ahora.

Día cuatro

Comprueba cómo van las cosas hasta ahora: ¿la incorporación va demasiado lenta? ¿Demasiado rápido? ¿Hay algo que requiere más explicación? Responde las preguntas de la persona nueva y mantente abierto/a a cualquier comentario sobre cómo mejorar este proceso para futuras contrataciones.

Mientras continúan los encuentros con el personal, es posible que quieras asegurarte de que la nueva persona tenga tiempo adicional con ciertas personas del equipo, como con el área de finanzas, para asegurarse de que la nueva persona entienda cómo funcionan los reembolsos y las compras. O si está participando en una recaudación de fondos, el tiempo con el personal del programa podría ayudar a garantizar que comprenda los detalles del trabajo cuando se comunican con los donantes.

Semana dos

Este puede ser el momento adecuado para que la persona nueva entre en el trabajo de una manera más activa. Es posible que quieras comenzar con pedirle que acompañe un proceso, una tarea o un aspecto del rol. Ofrece suficiente tiempo para que haga preguntas específicas.

Cuando todos se sientan cómodos, la persona nueva y el gerente podrían intercambiar roles, con el gerente como sombra. Inmediatamente después de esa inversión de roles, el gerente podría brindar retroalimentación sobre lo que salió bien y lo que se podría hacer para fortalecer su desempeño.

El siguiente paso en el proceso de aprendizaje es que la nueva persona realice la tarea o el proceso solo. Después, pueden informar sobre cómo fue, ofreciendo una autoevaluación de los éxitos y sobre qué se puede hacer de manera diferente.

En las primeras semanas, es posible que quieras concentrarte en la capacitación para las tareas que son fáciles de lograr para el/a nuevo/a empleado/a, como las tareas principales en las que se puede enfocar primero antes de pasar a responsabilidades avanzadas.

La segunda semana también podría traer algo de trabajo administrativo, como redactar su biografía para incluir en la página web de la organización o hacer tarjetas de presentación.

La retención comienza con un buen proceso de incorporación

Traer personal nuevo puede ser una buena oportunidad para revitalizar el trabajo con ideas frescas, perspectivas diversas y, lógicamente, para repartir mejor la carga laboral del equipo actual. La incorporación de una nueva persona es una tarea seria, que requiere planificación y consideración de lo que tú y tu organización requieren de los empleados.

Esperamos que nuestras sugerencias te resulten útiles para fortalecer el trabajo de tu organización y continuar contribuyendo a construir un mundo mejor.

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