Assistente de Representação

Objetivo

Conduzir processo de seleção de pessoa para assumir o posto de Assistente de Representação, em conexão ao Escritório das Nações Unidas sobre Drogas e Crime (UNODC) no Brasil.

Principais atribuições e objetivos esperados

A pessoa que assumir o posto de Auxiliar de Projeto desempenhará as seguintes funções:

• Fornecer apoio administrativo/secretarial ao/à Representante do UNODC no Brasil.
• Garantir a comunicação eficaz e eficiente e o fluxo de informação entre Representante e o pessoal do UNODC Brasil, consultores, autoridades governamentais, embaixadas, a Equipe das Nações Unidas no País (UNCT – United Nations Country Team).
• Manter, organizar, atualizar e monitorar diariamente o calendário do/a Representante do UNODC Brasil.
• Monitorar correspondência e documentação recebida e enviada.
• Manter um sistema de acompanhamento de correspondências e convites.
• Garantir a adesão ao protocolo apropriado e às diretrizes do manual editorial da ONU ao se comunicar com o governo brasileiro, parceiros externos e colegas da ONU.
• Escrever de forma clara e eficaz, adaptando o estilo e o conteúdo aos diferentes públicos; responder ou redigir e-mails e correspondência e tomar as medidas necessárias; editar e formatar documentos de escritório e relatórios em geral.
• Preparar a correspondência enviada para assinatura do supervisor, autorização e outras ações necessárias de outros funcionários. Garantir que a correspondência atenda a padrões de alta qualidade e seja precisa e alinhada aos procedimentos estabelecidos, antes de ser assinada pelo/a Representante do UNODC Brasil.
• Manter sistemas de arquivo eletrônico de correspondência e documentação relevante atualizados (SharePoint/rede e número de referência/UniteDocs), bem como documentos físicos.
• Orientar os novos funcionários sobre procedimentos e práticas relevantes de correspondência, protocolo e representação e fornecer assistência geral ao pessoal do escritório, conforme necessário.
• Preparar tradução de/para inglês e português.
• Fazer a triagem e responder a ligações telefônicas e solicitações externas recebidas, inclusive da caixa de entrada do e-mail geral do UNODC Brasil.
• Manter os contatos oficiais e as listas de discussão temáticas do UNODC atualizados e organizados, mantendo todos os dados de contato de funcionários governamentais de alto nível, parceiros do UNODC, corpo diplomático, etc.
• Organizar e coordenar reuniões internas e externas, preparar agendas e atas, pontos de discussão, discursos para cerimônias de abertura, arquivos de briefing, discursos e outros materiais relevantes, garantindo o acompanhamento das ações planejadas. Prestar apoio administrativo e de secretariado durante estas reuniões, receber convidados nas instalações do escritório, preparar a sala de conferências e salas de reuniões, preparar material relevante para as reuniões.
• Garantir um fluxo eficaz de comunicação entre a sede do UNODC, outros escritórios locais do UNODC, agências da ONU, governos e parceiros a todos os níveis, utilizando competências interpessoais para estabelecer redes de forma eficaz. Garantir um fluxo de informação suave e eficiente dentro do escritório e das unidades; preparar e processar informações confidenciais; auxiliar no desenvolvimento de sistemas e procedimentos administrativos de escritório.
• Auxiliar nos preparativos logísticos relacionados à organização/participação do/a Representante do UNODC Brasil em reuniões, seminários, missões, conferências, workshops, eventos em geral, organizando viagens, dentro e fora do país, transporte, hospedagem em hotéis, aluguel de carros, reuniões, compromissos, elaboração da agenda e auxiliar o/a Representante com ampla quantidade de informações, para ajudá-lo/a a realizar uma missão mais segura, menos demorada e eficaz.
• Auxiliar as missões de alto nível (visitantes) em viagens, vistos, protocolo e providências relacionadas.
• Participar e/ou contribuir efetivamente em atividades em equipe, demonstrando comportamento aberto e cooperativo.
• Desenvolver soluções criativas para situações particularmente desafiadoras, analisando situações e problemas de forma cuidadosa e lógica, levando a recomendações práticas e baseadas em fatos.
• Encaminhar assuntos não recorrentes e assuntos sensíveis às respectivas unidades.
• Auxiliar na coleta e análise de dados, bem como na preparação de apresentações de dados e relatórios para compartilhamento de informações, resposta a dúvidas, gestão de conhecimento, planejamento e tomada de decisões.
• Executar outras tarefas relacionadas ao trabalho, conforme necessário.

Qualificações

Obrigatórias

1. Pós-Graduação concluída (lato ou stricto sensu) nas áreas de Secretariado, Administração, Relações Internacionais, Ciências Sociais, Comunicação ou áreas correlatas ou 4 anos adicionais de experiência para além do requerido na qualificação abaixo;
2. Experiência profissional de 4 (quatro) anos relevante para o posto;
3. Fluência em português e inglês;
4. Nacionalidade brasileira ou autorização legal para trabalhar no Brasil

Diferenciais

• Experiência de assessoria a alta gestão;
• Experiência profissional no sistema das Nações Unidas;
• Domínio do espanhol