MSF busca Gestor/a de RH y Finanzas

OBJETIVO DEL PUESTO 

Planificar, coordinar e implementar las actividades y políticas de RRHH, Administración y Finanzas del proyecto de acuerdo con las obligaciones legales y los protocolos, estándares y procedimientos de MSF, con el fin de proporcionar información de calidad, fiable y transparente a la organización sobre el uso y la asignación de recursos en el proyecto y para realizar las funciones de RRHH necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

Generales

• En estrecha coordinación con el Coordinador del Proyecto (PC) y el Coordinador de Recursos Humanos y Finanzas, calcular, analizar y supervisar las necesidades operativas financieras y de recursos humanos del proyecto y el presupuesto asociado, con el fin de garantizar de manera eficiente el tamaño y las capacidades requeridas para el proyecto y la correcta asignación de los fondos de acuerdo con los contratos de financiación. Proponer acciones correctivas cuando sea necesario.
• Planificar, supervisar y asegurar la implementación, en estrecha coordinación con la Coordinación de RH (HRCo), de los procesos asociados (reclutamiento, formación, briefing, inducción, evaluación, detección potencial, desarrollo y comunicación) del personal del proyecto, con el fin de asegurar tanto el tamaño como los conocimientos requeridos. Apoyar a los supervisores del proyecto en dichos procesos para mejorar las competencias del personal, la contribución de sus resultados finales a los objetivos de la misión y para impulsar su participación activa y el compromiso con MSF.
• Asesoramiento sobre la configuración y actualización del organigrama y los perfiles de puestos de trabajo del proyecto, y asistencia al PC, y/o a los gestores/supervisores en la elaboración de la planificación anual de las vacaciones y los turnos del personal, con el fin de prever las necesidades de recursos humanos y garantizar la disponibilidad de recursos humanos para las actividades del proyecto.
• Garantizar que la contratación, las modificaciones contractuales y las formalidades de rescisión del contrato de los empleados a nivel de proyecto se ajusten a la legislación laboral local. Archivar y actualizar los expedientes individuales de los empleados, informarles de sus derechos y preparar toda la documentación obligatoria, con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación. Esto se hará en estrecha colaboración con el PC y HRCo, buscando las mejores opciones para evitar y/o resolver posibles conflictos laborales en el proyecto.
• En estrecha colaboración con el PC y el HRCo, implementar los procedimientos administrativos de cualquier Acuerdo de Colaboración (MoU) vigente firmado entre socios locales (por ejemplo, el Ministerio de Salud, etc.) y MSF.
• Implementar circuitos y procesos financieros (gestión de cajas fuertes, transferencias, anticipos, procedimientos de compra, validación de pagos, seguimiento de pagos regulares, conciliación bancaria) para anticipar los gastos a nivel de proyecto y optimizar las necesidades y la seguridad de tesorería.
• Implementar y supervisar los procedimientos y sistemas de las transacciones financieras para garantizar la transparencia de las prácticas contables y la trazabilidad documental (facturas, recibos, extractos bancarios, etc.), siguiendo las directrices y normas de MSF y utilizando los correspondientes programas informáticos.
• Asegurar y controlar el cierre contable mensual y anual y todos los informes de recursos humanos, administrativos y financieros del proyecto.
• Ser responsable de todos los movimientos y/o alojamiento del personal del Proyecto.

Gestión del Homere (Base de datos de RH)

• Asegurar y supervisar el correcto registro de las incidencias y eventos (días libres, licencias no pagadas, licencias por enfermedad, horas extras, adelantos salariales, etc.)
• Asegurar y supervisar que la información se encuentre reflejada en los documentos físicos y viceversa.
• Asegurar que se hace el cierre y envió mensual a tiempo y con calidad.

Gestión de Nomina

• Supervisar/ejecutar los procedimientos de nómina, asegurando que todos los datos relacionados con el cálculo de los salarios mensuales de los empleados nacionales del proyecto sean ingresados correctamente con el fin de asegurar que los pagos de los salarios se hagan a tiempo y con precisión.
• Realizar y validar los cálculos de las liquidaciones del personal y la documentación relacionada.
• Asegurar que todo el personal local cuenta con el alta del seguro medico internacional.
• En apoyo con RRHH en Capital, realizar el seguimiento de las altas y bajas en el seguro internacional como el IMSS del personal que termina contrato.

Reclutamiento, briefing e inducción

• Liderar el proceso de reclutamiento y selección necesario para las operaciones del proyecto y siguiendo las políticas estándar de MSF y de la misión.
• Reunir, registrar y analizar el mercado laboral (por ejemplo, perfiles disponibles, calidad de la educación, etc.) y las vías de contratación (por ejemplo, sitios web, oficina de empleo, escuelas de enfermería, etc.)
• Asegurar el cumplimiento de cada una de las etapas del proceso de reclutamiento de manera transparente y objetiva, envía el informe o matrix de resultados del proceso.
• Garantizar un procedimiento eficiente de inducción e información en el proyecto para todo el personal local, internacional y visitantes que lleguen.
• Informar a todos los coordinadores/supervisores/gerentes de actividades interesados sobre el día de llegada del personal local, internacional y visitantes., lanzar una agenda informativa.
• Asegurar la calidad de la información y documentos informativos en los proceso de briefing e inducción del personal.

Gestion de equipos

• Supervisar al asistente de RRHH/Finanzas (cuando hace parte de la estructura) y personal de limpieza.
• Gestionar, planificar y organizar el trabajo del personal bajo su responsabilidad.
• Ser consciente de la dinámica de equipo y anticipar acciones preventivas.
• Gestionar y asesorar sobre posibles conflictos a los supervisores de areas con el apoyo de HRCo
• Garantizar que todo el personal del proyecto conozca el marco disciplinario aplicable y lo respete.
• Gestionar las medidas disciplinarias del proyecto, junto con el superior inmediato.

Contabilidad

• Asegurar que las facturas reúnan los requisitos contables requeridos para la contabilidad mexicana y requisitos internos de MSF.
• Ingresar los datos contables en el programa interno (FFC) y enviar los selectores en forma quincenal.
• Realizar los cierres mensuales en tiempo y forma.
• Hacer y registrar los arqueos semanales y el mensual.
• Reconciliar las cajas y realizar la conciliación bancaria el ultimo día de cada mes.
• Tener al día el libro de avances, haciendo un seguimiento regular de los avances abiertos y comunicado a Capital cualquier riesgo identificado.
• Asegurar el respeto de los procedimientos estándar en la gestión del dinero, uso transparente de los recursos, ética del gasto y presupuestos en el proyecto.

Finanzas

• Recopilar toda la información relativa a las actividades planificadas y los recursos necesarios para cada actividad definida.
• Participar en la planificación anual y revision de mitad de año del presupuesto, realizando la traducción presupuestaria de las actividades planificadas y los recursos necesarios para poder lograrlas.
• Junto con el PC, gestores y Coordinador Financiero (FinCo) en capital, analizar el seguimiento presupuestario mensual general y específico (puntos analíticos), haciendo sonar la voz de alarma en caso necesario, proponiendo acciones correctivas y reportando al Coordinador de Finanzas.
• Proporcionar toda la información necesaria al FinCo para poder presupuestar y reportar.
• Implementar medidas de seguridad del dinero (gestión de cajas, transferencias, adelantos) de acuerdo con los procedimientos relativos a la seguridad del dinero en la misión y brindar briefing al respecto a todas las personas que gestionan dinero.
• Asegurar la liquidez del proyecto para el desarrollo de las actividades.
• Prever los gastos a nivel de proyecto y envía pedidos mensuales de dinero a tiempo.
• Asegurar el envió de los entregables (Selectores, archivo físico, MMR, BFUF..) en tiempo y forma.

Gestión de recursos materiales

• Es responsable del seguimiento de los alquileres de inmuebles incluyendo contratos de alquiler, pagos, garantías etc. bajo la supervisión del PC y del FinCo
• Es responsable de los contratos de seguros locales (si procede).

Reporte

• Asegura la comunicación continua con el HrCo y FinCo
• Prepara los informes y reportes mensual según los lineamientos de la misión.
• Analiza los resultados de los reportes e informes, da recomendaciones, realiza propuestas para la mejora del proyecto.

Archivo

• Se asegura de que los documentos administrativos y financieros están adecuadamente archivados
• Asegura y promueve la confidencialidad entre el equipo administrativo, particularmente la gestión de los expedientes personales, información sensible y documentos.

25 días de vacaciones al año, 30 días de aguinaldo, 5 días de licencia remunerada para situaciones extraordinarias, seguro médico complementario, oportunidad de acceder a formaciones a nivel local e internacional y opciones de crecimiento profesional dentro de la organización.

Indispensable: español.

Deseable: inglés o francés