Contabilidad y Finanzas

Organización de segundo piso

Identificación del puesto

Área: Administración y Finanzas.

Reporta a: Subdirección

Nivel: Responsable de área con funciones de ejecución, análisis y coordinación con el despacho contable externo.

Relaciones de trabajo: Áreas de programas, procuración de fondos y personal; organizaciones apoyadas, proveedores, bancos y auditores.

Objetivo del puesto

Administrar los recursos de la organización con orden, transparencia y oportunidad; mantener información contable confiable y aportar análisis financiero para la toma de decisiones. Asegurar el control del presupuesto institucional y de los recursos canalizados a organizaciones de la sociedad civil, desde su autorización hasta su comprobación y cierre.

Integra el seguimiento financiero de los apoyos con la operación administrativa cotidiana y la coordinación del cumplimiento fiscal.

Responsabilidades principales

1 Contabilidad e información financiera

• Registrar o supervisar las operaciones conforme al reparto de funciones con el despacho; clasificar ingresos, egresos, donativos y activos por fondo, proyecto.
• Integrar cierres mensuales, conciliaciones bancarias y auxiliares; depurar diferencias y revisar con el despacho contable los estados financieros y sus soportes.
• Controlar cuentas por pagar, anticipos y saldos por comprobar; presentar pendientes, riesgos y acciones de regularización.

2 Planeación y análisis financiero

• Elaborar el presupuesto anual con las áreas, dar seguimiento a su ejecución y explicar variaciones, distinguiendo gasto operativo. administrativo y recursos destinados a apoyos.
• Proyectar el flujo de efectivo con ingresos confirmados, gastos y ministraciones comprometidas; distinguir fondos restringidos de recursos disponibles para la operación.
• Analizar reservas y sostenibilidad; presentar reportes a Subdirección.

Operación administrativa y seguimiento de apoyos

3 Tesorería y pagos

• Recibir solicitudes de pago, verificar presupuesto y documentación, validar datos fiscales y bancarios y preparar el formato de transferencias para autorización.
• Ejecutar pagos autorizados a proveedores, personal y organizaciones apoyadas; comprobar su aplicación y mantener el control maestro y los comprobantes bancarios.

4 Administración financiera de donativos y proyectos

• Revisar con subdirección y operaciones la consistencia de los presupuestos de proyectos, los rubros financiables y los requisitos administrativos de las organizaciones solicitantes.
• Controlar por fuente de financiamiento los recursos aprobados, comprometidos, transferidos, comprobados y pendientes de cierre.
• Revisar informes financieros y comprobaciones contra los convenios y presupuestos; identificar gastos no elegibles, duplicidades, retrasos y saldos no ejercidos.

5 Administración general y apoyo a nómina

• Gestionar compras, cotizaciones, servicios y contratos administrativos conforme a las políticas; controlar vencimientos, inventario de activos y resguardos.
• Administrar viáticos, insumos y plataformas de dispersión como Toka, cuando se utilicen; revisar comprobaciones, validar CFDI y dar seguimiento a incidencias.
• Preparar y ejecutar la dispersión de nómina a partir de cálculos revisados e instrucciones autorizadas; coordinar incidencias con el área responsable y conservar recibos y evidencias.
• Mantener un archivo digital y físico ordenado.

6 Cumplimiento y auditoría

• Coordinar con el despacho el calendario fiscal y contable, la entrega de información y la revisión de declaraciones y acuses; dar seguimiento al Buzón Tributario y a la opinión de cumplimiento.
• Integrar información para obligaciones de donatarias autorizadas, transparencia, donativos y prevención de lavado de dinero, según el régimen y las operaciones aplicables.
• Preparar evidencias para auditorías y revisiones; mantener una matriz de hallazgos, responsables y fechas de atención, y verificar que las correcciones se documenten.