Guía para reclutar y mantener voluntarios (Parte 2)

La semana pasada compartimos la primera parte de esta Guía que te ayudará a desarrollar un eficiente programa de voluntariado. Ahora te presentamos los 3 siguientes puntos de esta Guía. ¡No te lo pierdas!:

1. Determinar las necesidades de tu organización
2. El aviso de la oportunidad de voluntariado
3. Incorporación y orientación
4. Gestión de voluntarios
5. Cierre del voluntariado y red de contactos

3 | Incorporación y orientación

Una vez que comiences a recibir respuestas a tu lista, querrás tener un proceso de incorporación y orientación eficaz y eficiente. El Rastreador de candidaturas de Idealist es una manera fácil y eficiente de organizar y clasificar a los posibles voluntarios con este propósito.

Dependiendo del tamaño y alcance de tus proyectos, la incorporación y la orientación podrían incluir entrevistas, verificación de antecedentes y referencias, y sesiones de capacitación. “La orientación puede tener lugar de muchas formas, incluso de forma virtual”, señala Meg. "En algunos casos, es el mismo día de inicio del proyecto de voluntariado, mientras que otras organizaciones pueden ofrecer orientaciones mensuales a las que los voluntarios pueden inscribirse".

Otras opciones incluyen documentos descargables o videos pregrabados que cubren los aspectos básicos, complementados con información más específica del programa antes del inicio de un evento o actividad en particular. "Uno de los objetivos más importantes", agrega Meg, "es asegurarse de que el voluntario comprenda cómo sus esfuerzos ayudan a respaldar la misión de tu organización". Como siempre, la comunicación centrada en la misión es clave.

Entrevistando voluntario(a)s

Aunque no siempre es necesario, podría ser útil sentarse con los posibles voluntarios para confirmar que tengan las habilidades y calificaciones requeridas, determinar si necesitarán algún apoyo individual (con respecto a la accesibilidad u otras consideraciones), relacionarlos con una función y compartir más información con ellos sobre tu organización.

Estas son algunas preguntas que Idealist recomienda para ayudarte a obtener la información que necesitas y ayudar a los voluntarios seleccionados a aprovechar al máximo su experiencia:

Por qué quisieras hacer un voluntariado en nuestra organización? 

Esta simple pregunta puede brindar información valiosa sobre los motivos e intereses de un solicitante. Escucha la alineación con tu misión, así como las indicaciones de lo que esperan obtener del voluntariado. Esto les permitirá a ambos tener claridad sobre las expectativas mutuas.

¿Podrías hablarme sobre un aspecto de una experiencia de voluntariado que realmente hayas disfrutado y una parte que desearías que hubiera sido diferente?

Con esta pregunta, puedes tener una idea de qué tipo de compromisos han hecho los posibles voluntarios en el pasado. Puede resultar útil saber si se han ofrecido previamente como voluntarios en el sector para determinar qué tipo de formación e incorporación les resultará más útil.

¿Por qué crees que esta oportunidad de voluntariado es una buena opción para ti?

You will have a sense of this based on their application, but it can also be helpful to hear a candidate articulate the strengths and abilities they bring to your specific opportunity. There may also be experiences that didn’t make their resume but nonetheless set them up for success. Hearing about their strengths will also help you brainstorm additional projects they could support.

Tendrás una idea de esto en función de su aplicación, pero también puede ser útil escuchar a un candidato articular las fortalezas y habilidades que aportan a la oportunidad de voluntariado. También puede haber experiencias que no formaron parte de su currículum, pero que, sin embargo, es importante tomar en cuenta. Escuchar sus puntos fuertes también te ayudará a pensar en proyectos adicionales que podrían apoyar.

¿Cuánto tiempo te gustaría ser voluntario(a)? 

Sugerimos que formules esta pregunta junto con tus expectativas de compromiso de tiempo del voluntario. Por ejemplo, “Buscamos un compromiso de X horas a la semana y valoramos que los voluntarios puedan trabajar un fin de semana al mes. ¿Es eso algo que funcionaría para tí y tu horario? " Siempre confirma que el tiempo que los voluntarios pueden contribuir se alinea con las necesidades de tu organización.

Cuéntame de un momento en que tus responsabilidades se volvieron un poco abrumadoras y no pudiste hacer todo. ¿Qué hiciste?

La capacidad de adaptarse a las diferentes demandas laborales es una cualidad necesaria para los voluntarios. Preguntar sobre el momento en el que un solicitante se enfrentó a una situación desafiante te permite comprender cómo manejan los casos en los que las cosas no salen según lo planeado. Continuar con preguntas como: "¿Qué harías de manera diferente si esto sucediera de nuevo?" puede ayudarte a evaluar su capacidad para reflexionar y crecer a partir de sus experiencias.

Orientación

Whether it occurs before the volunteer project or on the first day, an effective orientation process—be it virtual or in-person—is a great way to introduce volunteers to one another, to the task at hand, and to the organization as a whole. “Effective onboarding and orientation processes should help to set a strong foundation for a positive volunteer experience,” Meg says. “It helps to understand the supervision and support needs of the volunteer, while also providing an opportunity for the organization to lay out what types of communication the volunteer might expect.”

Ya sea que ocurra antes del proyecto de voluntariado o el primer día, un proceso de orientación eficaz, ya sea virtual o en persona, es una excelente manera de presentar a los voluntarios entre sí, así como presentarles la tarea específica que les será asignada y a la organización en su conjunto. “Los procesos efectivos de incorporación y orientación deberían ayudar a establecer una base sólida para una experiencia de voluntariado positiva”, dice Meg. “Ayuda a comprender las necesidades de supervisión y apoyo del voluntario, al mismo tiempo que brinda una oportunidad para que la organización establezca qué tipos de comunicación podría esperar el voluntario”.

Al desarrollar el proceso de orientación, asegúrate de cubrir estos requisitos:

• Ofrece instrucciones claras y proporciona información relevante. Esto incluye todos los suministros que necesiten llevar contigo, opciones de estacionamiento y transporte público, cómo obtendrán acceso al edificio, y cualquier otra información necesaria para llegar preparados. Además, sé claro sobre lo que les estás proporcionando para que no se preocupen innecesariamente por algo de lo que tú te encargarás.
• Establece reglas y expectativas claras. La parte más integral de un proceso de voluntario exitoso es asegurarte de que todos estén en sintonía. Esto incluye dar a los voluntarios una idea de la cantidad de trabajo que pretende realizar (cada turno, semana, mes, etc.), así como las políticas, los procedimientos y los protocolos que deben cumplir.
• Ten en cuenta el objetivo, pero también las personas. . Muchos voluntarios están ahí porque quieren marcar la diferencia y quieren sentir que lo están logrando mientras asisten a los objetivos de tu organización. "Es importante asegurarte de que todas las comunicaciones tengan el tono correcto y sean atractivas y relevantes para el/la voluntario(a)", dice Meg. "Cualquier comunicación debe dejar en claro que son importantes y se agradecen sus contribuciones".

Part 4 | Gestión de voluntarios

Ya sea que el proyecto es grande o pequeño, un buen sistema de gestión es clave para un programa de voluntariado exitoso. A continuación, se incluyen las mejores prácticas y sugerencias para ayudar a que tu programa funcione sin problemas.

Asigna un coordinador voluntario

Es fundamental mantener informados a los voluntarios sobre a quién deben informar, a quiénes deben acudir para obtener apoyo y confiar en ellos para recibir orientación o instrucción adicional.

Dependiendo del tamaño de su organización y del tipo de trabajo que se realiza, esta estructura podría implicar una red de voluntarios de diferentes rangos o experiencia, o un coordinador de voluntarios a tiempo completo a cargo de supervisar todos los proyectos, administrar grupos y manejar el reclutamiento y inducción.

Además, asegúrate de que los voluntarios sepan a quién acudir si hay problemas más importantes que su superior inmediato no pueda manejar, especialmente si ese superior es otro voluntario. “Cada voluntario debe tener clara la estructura de supervisión”, dice Meg. “Muchas organizaciones pueden involucrar a líderes voluntarios para liderar proyectos o programas, pero los voluntarios aún deben poder acudir a un supervisor si el líder voluntario no puede ayudarlos con sus preguntas o necesidades”.

Mantente organizado(a)

El seguimiento del progreso, así como de los cronogramas, las tareas y las dependencias es imprescindible para cualquier proyecto, y los proyectos de voluntariado no son una excepción. Hacer un balance del tiempo registrado de un voluntario también puede ayudarte a evaluar las necesidades de contratación y garantizar que se cumplan las expectativas.

Ya sea que uses hojas de cálculo de Excel, Google Docs o una plataforma de gestión de voluntarios más sólida, mantenerte al tanto de los proyectos activos, anotar los hitos y tener en cuenta los plazos es clave para cualquier programa de voluntariado exitoso.

Crea un manual para voluntarios

Es útil para los voluntarios tener un punto de referencia concreto para cualquier pregunta o inquietud que pueda surgir. Compilar en un solo lugar las reglas y procedimientos básicos, así como preguntas frecuentes e información de contacto para departamentos, gerentes o líderes de equipo relevantes puede ahorrarles mucho tiempo a los voluntarios y evitarles una gran confusión.

Un manual para voluntarios podría incluir cosas como:

• Una descripción general de las políticas organizacionales básicas.
• Pautas relevantes para los voluntarios, como los códigos de vestimenta y los códigos de conducta.
• Un desglose de las expectativas generales basadas en la misión y los objetivos de la organización.
• Protocolos de seguridad.
• Un acuerdo de voluntariado (que debe ser firmado por los(a) voluntarios(as).

Proveer registros o reuniones de voluntarios

Ya sea que la oportunidad sea a corto o largo plazo, querrás mantener informados a tus voluntarios sobre novedades en la organización y tomarse el tiempo para abordar cualquier pregunta o problema. Estos registros pueden ser individuales, en persona o conversaciones virtuales, o reuniones semanales cortas con un supervisor o gerente voluntario.

Ofrecer oportunidades de formación

Uno de los muchos beneficios de reclutar voluntarios es su potencial de crecimiento, ya sea que eso signifique ascender a puestos de voluntariado de alto perfil o hacer la transición a un empleo de tiempo completo o parcial. Es aconsejable estar atento a aquellos que van más allá y darles oportunidades para avanzar. Esto puede ser tan simple como un almuerzo de trabajo para repasar las habilidades de Excel, o una sesión de preguntas y respuestas con un colega que tenga experiencia en un área temática específica.

Cuando realices una buena gestión de voluntarios, los voluntarios se sentirán valorados e incluidos, y será más probable que se ofrezcan como voluntarios en tu organización en el futuro, lo que nos lleva a la sección final de nuestra guía: ¡Cierre del voluntariado y red de contactos!

Part 5 | Cierre del voluntariado y red de contactos

Si estás interesado en continuar con tu programa de voluntariado más allá de una tarea o evento en particular, es útil contar con protocolos de información y medios para comunicarse con tus voluntarios en el futuro. Es mucho más fácil mantener buenos voluntarios que encontrar nuevos, así que dedica algo de tiempo a desarrollar relaciones para mantener a los voluntarios comprometidos, informados y, por supuesto, ¡que vuelvan a ser voluntarios con tu organización!

Reconocer el buen trabajo y expresar gratitud.

Como siempre, el núcleo de tu comunicación debe centrarse en la misión y las personas. “Reconoce al voluntario como persona, no solo por el tiempo que pasó contigo. Hazlo personal ”, dice Meg. Los almuerzos, los buenos momentos, los regalos y las tarjetas de agradecimiento son excelentes formas de mostrar su agradecimiento. Debido a que los voluntarios no son compensados, estas formas de reconocimiento son particularmente significativas.

"También es importante considerar las formas en que los voluntarios individuales podrían querer ser reconocidos y qué motivó su participación", dice Meg. “Cuando sea posible, es genial compartir el impacto del proyecto o programa de voluntariado. Por ejemplo, "Con su apoyo pudimos empacar 120 libras de comida, lo que equivale a 100 comidas, que se distribuirán en toda nuestra comunidad". ¡Vuelva a vincularlo con su misión! "

También es posible que quieras reconocer a los voluntarios publicando sobre ellos en tus canales de redes sociales y sitio web, o en boletines informativos (¡con tu permiso, por supuesto!).

Consejo profesional: los éxitos pasados ​​también son excelentes materiales de divulgación para voluntarios; Si puedes utilizar los testimonios de voluntarios actuales o anteriores en sus esfuerzos de reclutamiento, completarás el círculo completo del programa.

¡Mantente en contacto!

Quizás la mayor señal de un programa de voluntariado sólido es si la gente sigue regresando, y la mejor manera de hacerlo es establecer formas de comunicación claras y coherentes. “Points of Light atrae a las personas a través de sus listas de correo electrónico y redes sociales”, dice Meg. “Además, algunos de los miembros de nuestra Red Global organizarán periódicamente reuniones de voluntarios para continuar fomentando la relación entre el voluntario, la organización y su misión”.

Si puedes mantener a los voluntarios conectados con tu misión, interesados ​​en tu progreso e inspirados para contribuir, eventualmente tendrás una red de voluntarios dedicados y leales que pueden ayudar a tu organización a prosperar realmente.

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