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3 pasos para organizar reuniones efectivas

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Adriana Cárdenas

Ilustración de varios empleados preguntándose Otra vez Reunión?

¿Quién no ha dicho o escuchado esta expresión alguna vez? Seguramente muchos de nosotros. Si aún no es tu caso, quizás sepas a lo que voy. Las reuniones no son en general, una razón para entusiasmar a tus colaboradores o compañeros de trabajo. Sin embargo, hacen gran parte de la mayoría del trabajo que las organizaciones realizamos, sin ellas no podríamos llegar a consensos, crear o intercambiar ideas.

Si estás preguntándote cómo lidiar con ellas, este no es el artículo adecuado. Hoy hablaremos de cómo sacarles el máximo provecho para prevenir que nuestra organización tome el rumbo inadecuado, empiece a clarificar información y cree un espacio ameno en el que toda la organización pueda concentrarse en trabajar en pro de un común denominador.

1. Construye los cimientos - La estructura es clave. Nunca empieces una reunión sin tener presente el objetivo de la misma. Recuerda responder cuatro preguntas claves, que bien no nos llevará mucho tiempo y sí nos ayudará a establecer prioridades desde un principio:

  • ¿Quiénes somos?
  • ¿Por qué estamos aquí?
  • ¿Qué queremos lograr al final de la reunión?
  • ¿Cómo lo haremos?

2. Escoge el personal y lugar apropiado - Dependiendo del tipo de reunión se debe pensar en las personas claves que deben estar presentes:

  • Algunos de los grandes errores es involucrar demasiadas personas lo que puede prologar las reuniones, por ello procura que no sean más de 5 o 6 personas las que participen, pero asegúrate de que estén presentes todas las partes; es decir, si es una reunion de toma de decisiones, invita a un representante por equipo o departamento.
  • La sala apropiada será aquella que facilite la interacción entre las partes, una sala en la que la gente pueda moverse y colaborar entre sí. Es ideal tener mesas sobre las que se pueda escribir con marcadores pero si esto no es posible, usa ventanas y paredes para crear pizarrones con la ayuda de papel, cartulina o pequeñas notas... Si necesitas mostrar material importante, imprímelo con tiempo y entrégaselo a los participates, esto facilitará el intercambio de ideas.

3. Visualización - Crear reuniones visuales es clave, pero en lugar de usar presentaciones en power point concéntrate en gráficas, cuadros e ilustraciones. De acuerdo con David Sibbet, fundador y presidente de la organización consultora 'Te Grove', la facilitación visual hace las reuniones más efectivas. Estas son algunas razones:

  • Las participantes tienden a recordar más fácilmente los puntos que se tocaron en una reunión cuando estos son mostrados de forma gráfica.
  • Se lleva de forma organizada la agenda de la reunión y garantiza centrarse en los puntos principales.
  • Se ha comprobado que ser más visuales a la hora de enseñar o mostrar algo específico incrementa la concentración y la participación, además de incentivar el descubrimiento de nuevas cosas.

Si logras poner estos puntos en práctica seguro estarás mucho más cerca de organizar y ejecutar reuniones que le agreguen sentido a tu labor, además de empezar el 2016 ¡con la agenda al día!

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Adriana Cárdenas

Desde mi trabajo como voluntaria ayudo a personas que no tienen acceso al sistema de salud en Nueva York traduciendo de inglés a español y vice versa eventos de salud gratuitos y gestionando actividades de divulgación. A su vez, coordino los medios sociales de la organización a la que sirvo.