5 Consejos para delegar trabajo sin ser "el jefe"

Pedir ayuda a un compañero de trabajo al cual no supervisas o no tiene la responsabilidad de realizar ciertas tareas, puede ser complicado. ¿Cómo podemos mantener nuestra relación de trabajo o incluso amistad cuando necesitamos delegar tareas sin llevar un cargo de autoridad o superior al de nuestro compañero/a?

Estos son 5 consejos del artículo How to Manage Work Without Authority (Cómo manejar trabajo cuando no tienes la autoridad) del Centro de Gestión, una agencia social que busca que líderes sociales aprendan a construir y manejar organizaciones de forma más efectiva para generar mejores resultados.

1. Comparte el por qué

Cuando buscas que alguien realice una tarea o te colabore en algo especifico, es clave especificar por qué es importante. Esto ayuda a contextualizar la situación y por ende, mejora la recepción del mensaje. En el ejemplo que se da en el artículo, si se necesita ayuda con notificaciones a último minuto, podrías decir: "Nos acabamos de enterar de esto hoy, si podemos realizar llamadas para mañana por la mañana, esto nos ayudaría a presentar el proyecto de ley a tiempo para su votación, antes de que se aplace para el próximo año".

2. Comunica los roles claramente

Cuando hablas con un compañero de equipo o de trabajo y no se tiene claro los roles de cada uno, es más difícil entender aquello que se está pidiendo. Por ello al momento de pedir una tarea o acción en particular, explica qué se espera que ocurra, por ejemplo "Una vez propongas el contenido, me gustaría firmarlo y realizar algunos cambios antes de terminarlo, ya que hay algunos detalles que me quiero asegurar estén presentes en el documento", con esto no solo explicas lo que va a pasar luego de que la acción o tarea que pides se realice, sino por qué la acción consecuente es importante.

3. No ocultes el mensaje

Pedir o delegar cierto trabajo puede ser incómodo, más cuando oficialmente no tenemos la autoridad para hacerlo, por lo que terminamos 'enmascarando' el mensaje. Esto ocasiona confusión y al final, perjudica más de lo que beneficia en su momento. Por ejemplo, puede que se necesite generar un informe para el 14 de abril, pero en lugar de decir que se necesita para ésa fecha, terminamos diciendo "sería mejor si el reporte está listo para mediados de mes". El mensaje es disperso, no específica realmente ni la importancia ni la línea de tiempo, lo que puede entenderse como que el proyecto o tarea no es urgente.

4. Revisa con regularidad 

Cuando no tienes una autoridad específica, no se puede asumir que el trabajo se está realizando simplemente porque se le pidió a alguien que realizara algo en específico. Por ello, es importante estar seguros que el trabajo esté claro y que se estén tomando los pasos para completarlo. Recuerda tener en cuenta que la manera en que revisas el trabajo debe hacerse con respeto. Por ejemplo, podrías decir, "quiero asegurarme que podamos ajustar nuestro plan de mercadeo si la propuesta está lista, así que estaba pensando que podemos reunirnos una vez a la semana para revisar tu propuesta".

5. Actúa con confianza 

Si no te sientes cómoda/o delegando trabajo a miembros de tu equipo, la relación puede volverse incomoda. La relación con esa persona puede ser mucho mejor si en su lugar, actuamos con confianza, entendiendo que estas peticiones o circunstancias son completamente normales. Una manera de reconocer la situación, es decirlo: "Me siento un poco incomoda/o pidiéndote esto porque no soy tu jefe, pero me gustaría revisar de cerca el progreso de este proyecto...".

Estas son algunas frases que puedes usar para entablar este tipo de conversaciones:

• Tendiendo en cuenta que trabajas en _____, me gustaría que me pudieses ayudar con _____
• Estamos intentando ser muy cuidadosos con esto ya que en el pasado se han presentado inconvenientes, ¿podríamos tener una reunión antes de que envies el documento?
• Tengo algunos puntos de vista al respecto que creo pueden ser útiles, ¿te importaría si los comparto contigo?

Recuerda que el respeto es clave, haces parte de un equipo de trabajo compuesto por personas. Ya sea que estés comenzando tu propio emprendimiento o trabajes en una organización, relacionarnos con otras personas siempre será parte del éxito o el fracaso de cualquier tarea o proyecto que realices.

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