Google Calendar: ¿cómo aprovecharlo al máximo?

Google Calendar es la agenda virtual de Google que te permite organizar toda tu semana en un único lugar. 

Si bien es bastante fácil de usar, muchas veces no terminamos de explorar todas sus posibilidades, por eso en esta nota te compartimos algunos de sus secretos para que puedas aprovecharla al máximo.

Configura la vista que prefieras

Google Calendar te permite visualizar tus eventos de diferentes maneras: por día, semana, mes y año. 

También ofrece una vista de “agenda” (en la cual te muestra toda la información en formato lista) y de “4 días” (donde tendrás una visión del día actual y los próximos 3).

Podrás configurar la vista que prefieras desde el menú desplegable que encuentras en la esquina superior derecha.

TIP: Te recomendamos comenzar con la vista semanal ya que te dará un panorama lo suficientemente amplio, sin perder el detalle.

Crea tus primeros eventos

En la parte superior izquierda de tu calendario encontrarás un botón que dice “Crear” desde el cual podrás seleccionar entre diversas opciones (evento, tiempo de concentración, tarea, etc). 

Al seleccionar “Evento”, se abrirá una pestaña desde la cual podrás configurar todos los detalles del mismo:

• Día y horario (recuerda tener bien configurada la zona horaria en la que te encuentras, principalmente si trabajas con colaboradores en distintas ubicaciones).
• Duración 
• Invitados: podrás añadir sus correo electrónico y automáticamente les llegará una invitación en sus propios calendarios (además se creará un link de Google Meet para que puedan sumarse por videollamada).   

También podrás añadir una descripción y archivos adjuntos al evento. Esto resulta muy útil para anotar los temas que quieran tratar en el encuentro o algún documento que necesiten tener a mano.

¿Tu evento se repite? Si, por ejemplo, tienes una reunión de equipo cada lunes o el último viernes de cada mes te toca actualizar el blog, podrás configurar que el evento se repita las veces que sea necesario.

Establece un tiempo de concentración

¿Necesitas enfocarte en algún proyecto en particular? Con Google Calendar podrás configurar bloques de tiempo para trabajar en ciertas tareas y que tu equipo sepa que no estarás disponible para sumarte a reuniones o responder el chat. 

Aprovecha los colores 

Si eres una persona visual, te recomendamos que pruebes configurando un color diferente para cada tipo de evento, por ejemplo, reuniones con tu equipo, sesiones de concentración, recordatorios personales, tareas administrativas, etc.

Esto te ayudará a tener una mejor visión general de tu semana.

Utiliza las tareas para que no se te olvide nada

Google Calendar también te permite crear recordatorios para ciertas tareas (asignándoles un día y horario particular).

Esta opción es bastante útil si, por ejemplo, debes enviar un correo electrónico importante, actualizar un archivo o hacer una llamada.

Y ahora, ¡sigue explorando!

Estas son sólo algunas de las muchas opciones que ofrece la herramienta, te recomendamos comenzar a probarlas para encontrar cuáles son aquellas que mejor se adaptan a tu forma de trabajo.

No es necesario usarlas todas, poco a poco irás encontrando tu propia fórmula.

¿Te gustaría conocer otros recursos gratuitos o de bajo coste para tu organización? En esta nota te compartimos algunas herramientas digitales que te ayudarán a trabajar de manera más eficiente.

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