Asistente Institucional

Sobre FIBO

FIBO es una asociación civil sin fines de lucro que co-crea e implementa soluciones centradas en la regeneración, el respeto y el cuidado de la sociobiodiversidad, trabajando junto a comunidades rurales e indígenas en Argentina y México. Promovemos la inclusión económica, cultural y ambiental a través del fortalecimiento de redes productivas, estrategias de comercio justo y herramientas digitales para el desarrollo comunitario.

Descripción del puesto

Buscamos incorporar a una persona joven, recientemente graduada, con experiencia previa en equipos de trabajo colaborativo, que se sienta motivada por generar impacto positivo y contribuir a la mejora de procesos internos en un entorno dinámico y en constante cambio. El rol tiene como objetivo principal brindar soporte operativo y organizativo a las Direcciones Programática y Ejecutiva de FIBO. Esta figura deberá ser resolutiva, flexible, proactiva y tener una alta capacidad de organización y comunicación, para contribuir al funcionamiento fluido de las agendas y prioridades institucionales.

Tendrá un rol clave en sostener y ordenar el ritmo de trabajo de dos figuras con agendas intensas, diversas, y con alta rotación de temas. Será fundamental que tenga capacidad para organizar, priorizar, anticiparse a las necesidades, y ordenar la información para facilitar la toma de decisiones.

Responsabilidades

• Asistencia administrativa y operativa:
• Apoyo en la gestión diaria de las Direcciones Programática y Administrativa. Organización de agendas, coordinación de reuniones, seguimiento de tareas y coordinación de comunicaciones institucionales clave con aliados, organizaciones y equipos.
• Organización operativa:
• Seguimiento de pendientes, gestión de bases de datos, tareas administrativas de soporte, actualización de registros institucionales y tableros de seguimiento.
• Comunicación institucional interna:
• Facilitación de la circulación de la información clave entre áreas y equipos. Seguimiento de comunicaciones internas y articulación para asegurar el flujo ordenado de información, recordatorios y definiciones necesarias para el trabajo conjunto.
• Soporte Logístico:
• Apoyo en la logística de viajes, encuentros, capacitaciones y eventos organizativos. Coordinación con proveedores, reservas, compras y armado de cronogramas.
• Gestión Operativa de la Oficina:
• Supervisión integral del funcionamiento diario de la oficina: control del stock de insumos, organización del espacio físico, coordinación de pagos de servicios y mantenimiento, recepción de personas externas, y resolución de necesidades logísticas cotidianas para el correcto funcionamiento del espacio.

Perfil del candidato ideal:

• Profesional joven (recientemente graduado/a) con experiencia laboral previa en contextos organizativos exigentes.
• Alta capacidad de organización, foco, atención al detalle y habilidades interpersonales.
• Actitud proactiva y resolutiva, capaz de adaptarse a contextos cambiantes y con múltiples demandas simultáneas.
• Capacidad para trabajar con autonomía y responsabilidad, priorizando tareas y gestionando información en función de objetivos estratégicos.
• Manejo fluido de Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Calendar, Gmail) y plataformas de gestión colaborativa (Asana, Notion, etc).
• Sensibilidad social y afinidad con la misión de FIBO.

Tareas Específicas

• Seguimiento de tareas y compromisos definidos en reuniones clave, manteniendo actualizado el tablero de control de pendientes.
• Preparación de documentación administrativa y de soporte para la coordinación de operaciones: presupuestos, formularios, convenios, certificados, entre otros.
• Articulación con proveedores para pagos, compras y contrataciones.
• Organización de viajes: reservas, pasajes, armado de itinerarios, contacto con aliados.
• Recepción y atención de visitas en la oficina.
• Control y reposición de insumos de oficina: papelería, limpieza, alimentos, materiales técnicos.
• Coordinación y seguimiento de pagos de servicios (luz, agua, internet, alquiler, limpieza, etc.).
• Sistematización de archivos digitales y físicos institucionales junto al área de Gestión del Conocimiento (Drive, carpetas, documentos).
• Apoyo a eventos y encuentros institucionales: logística, materiales, cronogramas.
• Gestión de comunicaciones internas para mantener a todos los equipos informados sobre decisiones, actividades y prioridades institucionales.
• Carga de tareas y actualización en plataformas como Asana (u otras utilizadas por la organización).
• Apoyo en el armado de cronogramas operativos para actividades del equipo y de proyectos.
• Apoyo transversal a procesos institucionales que requieran organización operativa y seguimiento.
• Actuar como nexo operativo entre la Dirección y las distintas áreas de FIBO, asegurando la circulación fluida, clara y oportuna de la información institucional.
• Participación en reuniones de equipo semanales.
• Participar de capacitaciones y reuniones externas según necesidades institucionales.

Condiciones del Puesto

• Modalidad presencial: 4 días a la semana + 1 día virtual.
• Lugar: Oficina de FIBO en Palermo Soho, CABA.
• Horario: de 10 a 15/16 hs.
• Interactúa con equipos de Argentina y México, aliados institucionales y organizaciones territoriales.