Asistente Ejecutiva

Resumen del puesto

La Asistente Ejecutiva en GLXi apoyará directamente al Director Ejecutivo, asegurando una gestión administrativa organizada y una coordinación efectiva tanto con el equipo en Guatemala como con socios internacionales. Este puesto bilingüe requiere un alto nivel de organización, iniciativa y profesionalismo para acompañar procesos clave de la institución.

Responsabilidades principales

1. Gestionar la agenda, reuniones y viajes del Director Ejecutivo, incluyendo la preparación de documentos, materiales y recordatorios de compromisos.
2. Redactar, editar y traducir correspondencia, reportes, presentaciones y otros documentos institucionales en inglés y español.
3. Tomar actas en reuniones del equipo, registrar acuerdos, dar seguimiento a tareas y mantener comunicación clara sobre avances y pendientes.
4. Coordinar con el equipo la entrega de reportes bimensuales, consolidando la información para la revisión del Director Ejecutivo.
5. Dar seguimiento al cumplimiento de responsabilidades mediante plataformas de organización y gestión de proyectos.
6. Colaborar en la preparación del boletín institucional junto con la agencia de marketing en Estados Unidos, asegurando revisión, traducción y coordinación de contenidos.
7. Mantener organizada y actualizada la información estadística sobre impacto institucional, así como los reportes y referencias externas relevantes al sector educativo, asegurando su disponibilidad para análisis y decisiones estratégicas.
8. Organizar y actualizar archivos digitales en Google Drive, manteniendo un sistema ordenado, seguro y accesible.
9. Participar en la planificación y ejecución integral de eventos, incluyendo logística, relación con proveedores y coordinación de pagos.
10. Representar a la organización en distintos espacios con una presentación personal y profesional adecuada, transmitiendo la imagen de GLXi con seriedad y compromiso.
11. Brindar apoyo en proyectos y actividades específicas del equipo, según las indicaciones del Director Ejecutivo.

Requisitos

1. Al menos 2 años de estudios en administración de empresas, comunicación o área relacionada, o experiencia profesional equivalente.
2. Mínimo 3 años de experiencia en apoyo administrativo o ejecutivo, preferiblemente en organizaciones sin fines de lucro o entornos internacionales.
3. Inglés avanzado (oral y escrito) y español nativo.
4. Dominio de herramientas de Google (Drive, Docs, Sheets, Calendar) y experiencia en plataformas de organización y gestión de proyectos.
5. Conocimientos básicos de control administrativo y coordinación de pagos a proveedores.
6. Excelente redacción en ambos idiomas.
7. Presentación profesional, capacidad organizativa, atención al detalle y habilidad para manejar múltiples prioridades.
8. Experiencia en esquemas híbridos o remotos, con disciplina para administrar el tiempo de trabajo y cumplir plazos de forma autónoma.
9. Alto nivel de discreción, integridad y profesionalismo.

Competencias

1. Proactividad, con disposición para anticiparse a necesidades y buscar oportunidades de apoyo.
2. Capacidad de resolución de problemas y seguimiento constante.
3. Trabajo independiente con alineación a prioridades institucionales.
4. Comunicación intercultural efectiva y habilidades interpersonales para interactuar con el equipo y con socios externos.
5. Flexibilidad para adaptarse a prioridades cambiantes y disponibilidad ocasional para horarios extendidos.
6. Compromiso con la misión y valores de GLXi.

La persona seleccionada encontrará en este rol un espacio de aprendizaje constante, con la posibilidad de crecer profesionalmente mientras colabora con un equipo comprometido y un entorno internacional. Al ser un puesto nuevo dentro de la organización, las responsabilidades podrán evolucionar con el tiempo, por lo que se valorará la capacidad de adaptación y la disposición para asumir nuevas funciones conforme el rol se consolide.

Bonificacion Incentivo y prestaciones de ley.

Inglés avanzado (oral y escrito) y español nativo.