ASISTENTE ADMINISTRATIVO

• INTRODUCCION

En la encrucijada entre la acción humanitaria y la salud pública, Médicos del Mundo Suiza (MdM-S) ha estado trabajando durante más de 25 años para mejorar el acceso a la salud de grupos vulnerables. Esta misión se materializa en sus tres enfoques de intervención: la salud materno infantil; la salud de las personas que enfrentan múltiples vulnerabilidades (enfoque transversal sobre violencia de género y salud mental) y la salud de las víctimas de crisis humanitarias.

• OBJETIVO DEL PUESTO

Asistir a las necesidades del área administrativas - contables de la Misión México.

• AMBITO GEOGRAFICO DE LA INTERVENCION

Ciudad de Mexico, México y alrededores.

• ORGANIGRAMA

Jerárquica y funcionalmente dependerá de la Coordinadora de Proyecto, y en última instancia de la Coordinación General de la Misión. Trabajará en estrecha colaboración con el Asesor fiscal y el Coordinador de Administración y Fianzas de la Misión.

• RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES DEL PUESTO.
• Actividades de recepción
• Asegurarse de que logística cumpla con procesos internos de MdM-S y de los entes financiador, y que el equipo e insumos cumplan con los estándares y especificaciones de calidad requeridos, apoyando con el trabajo administrativo para garantizar que los suministros y las existencias estén adecuadamente documentados.
• Encargado de la revisión del correcto y completo llenado de las solicitudes de pago previo a la entrega de la documentación al CAF para ejecución de los pagos.
• A cargo de actividades de tesorería en cuanto a libros de caja y bancos, es decir de archivar los movimientos bancarios y de caja chica en tiempo real del proyecto.
• Manejo operativo de las cajas chicas de los diversos proyectos de la Misión bajo supervisión del Coordinador de Administración y Finanzas.
• Apoyar en el seguimiento de contratos laborales, mercantiles o civiles de acuerdo con las necesidades de la Misión.
• Apoyo en la documentación de las comprobaciones financieras, logísticas y de recursos humanos al CFA.
• Apoyo en la reservación de vuelos para Coordinación General.
• Apoyar en el seguimiento de entrega de facturas por parte del equipo de terreno.
• Apoyar en el mantenimiento del archivo físico de la contabilidad mensual y anual de la misión, carpetas de personal, consultorías, talleres y activo fijo (Impresión y actualización de las carpetas contables del día 20-25 de cada mes).
• Elaboración de contabilidad mensual del proyecto; libros de banco y caja cada fin de mes.
• Manejo del sistema SAGA
• Jornada de medio tiempo

PERFIL

• Licenciatura en administración, contaduría o carreras afines.
• Mínimo 2 años de experiencia profesional en puestos afines.
• Deseable: Habilidad de lecto-escritura del idioma inglés, entendimiento de francés escrito, experiencia en organizaciones no gubernamentales, manejo de Excel avanzado y conocimiento en sistema contable internacional SAGA.
• Indispensable: Dominio de Excel en un nivel intermedio asistencia administrativa a entidades del tercer sector, idealmente con organizaciones internacionales y experiencia en seguimiento de cadena de suministros.
• Dominio del español en la elaboración de cartas con entidades gubernamentales.
• Conocimiento de proveedores del área médica y diversos en México.
• Alto nivel organizacional, compromiso, responsabilidad y pro-actividad.
• Indispensable sentido de anticipación y previsión de riesgos.
• Alta ética y transparencia en el trabajo.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma y/o en equipo bajo presión y toma rápida de decisiones.
• Excelente capacidad de comunicación.
• Residir o contar con disposición de residir en Ciuadad de Mexico.
• Conocimiento del funcionamiento de herramientas de Office, Excel, Word y Power Point y herramientas de seguimiento administrativo.

Prestaciones de Ley

Deseable: Habilidad de lecto-escritura del idioma inglés, entendimiento de francés