Bookkeeper - No More Deaths / Contable - No Más Muertes

Bookkeeper - No More Deaths

Contract Role: Up to 15 Hours/Week

Apply at: https://form.jotform.com/261185364480156

Application Deadline:

Sunday May 24, 11:59pm AZ time

Term of Service: July 6, 2026-July 6, 2027

One year contract with ongoing yearly renewal opportunity

Location: Tucson, AZ—Remote position requiring local availability for in-person meetings and events

JOB DESCRIPTION:

No More Deaths is a volunteer-led, direct-service organization that provides food, water, and other needed services to migrants in the southwest borderlands. We have a rotating staff of around 15 employees and many dozens of regular volunteers. We are looking for a bookkeeper who can track a high volume of financial details across multiple working groups, be available for weekly meetings, interface with staff and a large rotating volunteer base unfamiliar with GAAP standards, and provide guidance to promote organizational financial health and literacy. No More Deaths operates under a fiscal sponsor, Good Works Matters, and the bookkeeper will work closely with them to track and manage billing, payments, and account reconciliations.

JOB DUTIES:

Accounts Payable

• Record all expenses in QuickBooks Online
• Track bill schedule to ensure fiscal sponsor is paying bills accurately and on time
• Obtain W9s throughout the year
• Issue, cancel, and monitor PEX cards, ensuring balance stays above $15,000

Accounts Receivable

• Input all payments and donations into QuickBooks Online
• Record donations and any restricted funds at least monthly
• Track restricted funds and ensure expenses are coded to the correct funding source

General Financial Management

• Confirm expense allocations and doublecheck against budget
• Enter annual budget into QBO
• Manage general ledger entries
• Reconcile all balance sheet accounts monthly
• Ensure GAAP compliance
• Troubleshoot financial issues as they arise
• Lead the annual budgeting process
• Actively track and review fiscal sponsor activity and statements to ensure timely and accurate processing of bills, payments, and account reconciliations

Reporting

• Track actual spending against the approved budget and communicate variances as needed
• Generate monthly reports for each working group, the finance committee, and the board
• Interpret financial statements for the organization upon request
• Generate financial reports to support grant reporting as needed

Communication & Meetings

• Communicate with fiscal sponsor and advisory board and attend meetings as needed
• Plan, schedule, and facilitate monthly finance meeting
• Track working group attendance at meetings and flag attendance concerns to Admin WG
• Attend twice-monthly org meetings and track budget changes
• Attend working group and other organizational meetings as needed
• Respond to all NMD emails, texts, and calls in a timely manner

QUALIFICATIONS:

• Three years experience with Quickbooks (or equivalent accounting software)

• Familiarity with Excel, google sheets, and ability to learn new software such as Nextcloud and Jotform

• Demonstrated ability to identify and resolve financial discrepancies and communicate issues clearly with members of the organization

• Strong organizational skills and ability to manage multiple deadlines and priorities simultaneously

• Strong understanding of non-hierarchical non-profit operations and/or scrappy, grassroots, volunteer/understaffed organizations

• Spanish-English bilingual preferred

• Prior experience with NMD preferred

• Understanding and passion for border issues

• Self-motivated, patient and able to work independent of supervision

Contract conditions:

• $25/hour, up to 15 hours per week.

• Contractor will provide their own equipment

• No benefits included

No More Deaths is an equal-opportunity employer and strongly encourages applications from people of color, persons with disabilities, women, and LGBTQ+ applicants. Individuals with personal ties to the border or who identify as coming from an affected community are especially encouraged to apply.

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Contable - No Más Muertes

Contratista: hasta 15 horas semanales

Envía tu solicitud a: Enlace de Jotform

Fecha límite de solicitud:

Domingo 24 de mayo a las 11:59 p.m., hora de Arizona

Duración del contrato: 6 de Julio de 2026 - 6 de Julio de 2027

Contrato de un año con posibilidad de renovación anual

Ubicación: Tucson, Arizona—Puesto remoto que requiere disponibilidad local para reuniones y eventos presenciales

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

No Más Muertes es una organización de servicio directo dirigida por voluntarios que proporciona comida, agua y otros servicios necesarios a los migrantes en la frontera sureste. Contamos con una plantilla rotativa de alrededor de 15 empleados y varias docenas de voluntarios habituales. Buscamos un contable que pueda llevar un registro de un gran volumen de detalles financieros en múltiples grupos de trabajo, que esté disponible para reuniones semanales, que interactúe con el personal y con una amplia base de voluntarios rotativos que no están familiarizados con las normas GAAP, y que brinde orientación para promover la salud y la alfabetización financiera de la organización. No Más Muertes opera bajo un patrocinador fiscal, Good Works Matters, y el contable trabajará en estrecha colaboración con ellos para llevar un registro y gestionar la facturación, los pagos y las conciliaciones de cuentas.

FUNCIONES DEL PUESTO:

Cuentas por pagar

• Registrar todos los gastos en QuickBooks Online
• Hacer un seguimiento del calendario de facturación para garantizar que el patrocinador fiscal paga las facturas de forma precisa y puntual
• Obtener los formularios W9 a lo largo del año
• Emitir, cancelar y supervisar las tarjetas PEX, asegurándose de que el saldo se mantenga por encima de los 15,000 dólares

Cuentas por cobrar

• Ingresar todos los pagos y donaciones en QuickBooks Online
• Registrar las donaciones y cualquier fondo restringido al menos una vez al mes
• Hacer un seguimiento de los fondos restringidos y asegurarse de que los gastos se codifiquen en la fuente de financiamiento correcta

Gestión financiera general

• Confirmar las asignaciones de gastos y verificar que coincidan con el presupuesto
• Ingresar el presupuesto anual en QBO
• Gestionar los asientos del libro mayor
• Conciliar todas las cuentas del balance general mensualmente
• Asegurar el cumplimiento de los PCGA
• Resolver problemas financieros a medida que surjan
• Liderar el proceso de elaboración del presupuesto anual
• Realizar un seguimiento activo y revisar la actividad y los estados financieros del patrocinador fiscal para garantizar el procesamiento oportuno y preciso de las facturas, los pagos y las conciliaciones de cuentas

Informes

• Realizar un seguimiento del gasto real en comparación con el presupuesto aprobado y comunicar las variaciones según sea necesario
• Generar informes mensuales para cada grupo de trabajo, el comité de finanzas y la junta directiva
• Interpretar los estados financieros de la organización cuando se solicite
• Generar informes financieros para respaldar los informes de subvenciones según sea necesario

Comunicación y reuniones

• Comunicarse con el patrocinador fiscal y el consejo asesor y asistir a las reuniones según sea necesario
• Planificar, programar y facilitar la reunión financiera mensual
• Llevar un registro de la asistencia de los grupos de trabajo a las reuniones y señalar cualquier problema de asistencia al Grupo de Trabajo de Administración
• Asistir a las reuniones de la organización dos veces al mes y llevar un registro de los cambios presupuestarios
• Asistir a las reuniones de los grupos de trabajo y otras reuniones de la organización según sea necesario
• Responder a todos los correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas de NMD de manera oportuna

REQUISITOS:

• Tres años de experiencia con Quickbooks (o un software de contabilidad equivalente)
• Familiaridad con Excel y Google Sheets, y capacidad para aprender a utilizar nuevos programas como Nextcloud y Jotform
• Capacidad demostrada para identificar y resolver discrepancias financieras y comunicar los problemas con claridad a los miembros de la organización
• Fuertes habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples plazos y prioridades simultáneamente
• Sólida comprensión de las operaciones no jerárquicas de organizaciones sin fines de lucro y/o de organizaciones improvisadas, de base, de voluntariado o con falta de personal
• Se prefiere ser bilingüe en español e inglés
• Se prefiere experiencia previa con NMD
• Comprensión y pasión por los temas fronterizos
• Motivación propia, paciencia y capacidad para trabajar de manera independiente sin supervisión

Condiciones del contrato:

• $25 por hora, hasta 15 horas por semana.
• El contratista deberá proporcionar su propio equipo
• No se incluyen beneficios laborales

No Más Muertes es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades y anima encarecidamente a presentar su solicitud a personas de color, personas con discapacidad, mujeres y solicitantes LGBTQ+. Se anima especialmente a presentar su solicitud a aquellas personas que tengan vínculos personales con la frontera o que se identifiquen como procedentes de una comunidad afectada.

No benefits included/ No se incluye beneficios laborales.

Spanish-English bilingual preferred / Se prefiere ser bilingüe en español e inglés